Controle de gestão de frota: saiba como fazer da melhor forma

Se você tem um negócio, de qualquer tamanho, e que utiliza veículos no dia a dia, tanto para a entrega de produtos quanto para a prestação de serviços, é fundamental trabalhar com o controle de gestão de frotas.

Esse controle o ajudará a ter uma visão muito mais transparente e real de como está a sua empresa, de como é a performance desses motoristas, de quais são os melhores veículos e do que precisa ser ajustado para otimizar os resultados do seu negócio.

Pensando nisso, decidimos trazer um conteúdo sobre controle e gestão de frotas: o que é, sua importância e as melhores práticas. Quer aprender mais sobre isso? Continue a leitura!

O que é o controle de gestão de frota?

A gestão de frotas é fundamental para o crescimento e o desenvolvimento das empresas que utilizam veículos para a prestação do serviço, próprios ou não.

O profissional responsável pelo controle de gestão de frotas será responsável também por organizar processos, aperfeiçoá-los e acompanhar possíveis despesas e atividades que se relacionam com o transporte desse negócio.

É importante ressaltar que, ao contrário do que muitas pessoas pensam, quando falamos em gestão de “frotas”, não nos referimos apenas a empresas com um grande número de veículos ou exclusivamente veículos mais pesados, como caminhões. Toda empresa que utiliza veículos para prestar serviços, realizar visitas comerciais ou entregar produtos, por exemplo, precisa realizar a gestão de frotas.

Por que o controle de gestão de frota é importante?

A gestão de frotas pode trazer muitos benefícios para a empresa. Além de auxiliar na organização da frota e na otimização desse setor da companhia, ela também ajuda a entender, desenhar e otimizar os processos do negócio, avaliar como anda a performance dos motoristas, o consumo dos veículos, a manutenção preventiva de cada um deles, e garantir que existam automóveis disponíveis para cumprir todas as tarefas.

Além disso, a gestão de frotas auxilia a:

• alocar corretamente o dinheiro destinado para os veículos da empresa;
• garantir a realização da manutenção preventiva;
• avaliar quais são os veículos mais econômicos da empresa;
• acompanhar o gasto de combustíveis da empresa;
• reduzir a incidência de multas e infrações cometidas pelos motoristas;
• e, consequentemente, aumentar a rentabilidade do negócio.

Como dito, é importante se lembrar de que o controle de gestão de frota não é uma tarefa exclusiva de grandes empresas do setor de logística. É necessário que todos os negócios, de todos os portes, estejam atentos às melhores práticas dessa gestão, melhorando a rotina de trabalho, reduzindo as despesas e conseguindo performar muito melhor no dia a dia.

Quais são as melhores práticas do controle de gestão de frotas?

Para realizar um bom controle de gestão de frotas, é necessário ter alguns cuidados no dia a dia da empresa. 

O primeiro passo é criar um planejamento. Falaremos mais sobre esses pontos a seguir.

Faça um planejamento

O planejamento é o primeiro passo para realizar um controle de gestão de frota. Aqui, é importante estabelecer as datas de manutenção preventiva e organizar a rotina da empresa, não somente para acompanhar os gastos, mas também para otimizar os processos.

Avalie o que está sendo feito hoje e o que precisa ser melhorado e, a partir daí, estabeleça prazos para implementar cada uma das melhorias necessárias nos processos da empresa.

Acompanhe as informações da frota

É fundamental fazer um mapeamento da frota e das operações realizadas por ela. Para isso, avalie quais foram as informações no último ano ou, pelo menos, no último semestre de atividade da empresa.

Nessa análise, contabilize quantos veículos a empresa tem, como foram os gastos com combustível, quais foram os erros humanos durante a prestação de serviços, como foram os gastos com manutenção, qual a disponibilidade e qual a capacidade dos veículos. Essas informações o ajudarão a entender o que está acontecendo na empresa e como melhorar a rotina do negócio.

É interessante que esses índices sejam avaliados periodicamente para entender como está a performance da frota.

Tenha uma projeção de gastos e estabeleça metas

É importante ter uma projeção de gastos da empresa e estabelecer metas para a gestão de frotas.

Aqui, considere os gastos com:

• manutenção;
• multas;
• combustível;
• erros humanos;
• IPVA; 
• seguro dos veículos;
• salário dos motoristas; etc.

Veja quanto cada veículo e cada motorista custam para a sua empresa e faça essa projeção para os próximos meses.

Com esse número em mãos, é hora de estabelecer as metas do seu negócio, que podem variar entre melhorar a performance, aumentar a produtividade ou reduzir os custos, por exemplo.

Realize a manutenção preventiva

A manutenção preventiva é uma forma de aumentar a segurança e reduzir os custos da empresa. Quando a manutenção preventiva não é feita, custos com sinistros, ociosidade da frota e manutenções corretivas acabam pegando o empresário de surpresa, podendo causar um baque nas reservas financeiras da empresa.

É importante, portanto, que seja criado um cronograma de revisões, troca de peças e troca de óleo dentro dos prazos estabelecidos pelas empresas fabricantes.

Invista em tecnologia

A tecnologia auxilia empresas dos mais diversos segmentos, e, quando o assunto é melhorar a gestão de frotas, a máxima se repete.

Hoje, felizmente, existem ferramentas que permitem que os gestores consigam ter muito mais controle do que está acontecendo no setor, melhorando a abordagem em diversas áreas, otimizando os investimentos e evitando possíveis gastos.

Como o sistema de gestão de frotas pode ajudar a melhorar o controle?

Ter um sistema de gestão de frotas pode ajudar a ter um controle muito mais eficiente no dia a dia da empresa.

Por meio dessas plataformas, é possível:

• ter maior controle dos gastos;
• ter mais transparência a respeito da real situação da empresa e de sua performance;
• identificar como cada motorista está trabalhando e quais são os problemas mais recorrentes;
• acompanhar os trajetos;
• acompanhar as despesas com cada veículo;
• acompanhar datas previstas de manutenção preventiva em cada veículo;
• reduzir os gastos da empresa e aumentar a rentabilidade.

Fazer um bom controle de gestão de frota é uma estratégia importantíssima para melhorar a realidade da empresa e tornar o negócio muito mais lucrativo.

Caso seja possível usar um sistema de gestão, os resultados podem ser ainda melhores: essas ferramentas ajudarão a ter uma visão muito mais clara e abrangente de toda a empresa e de pontos que precisam ser melhorados ou reforçados.

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