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Gestão de custos: entenda como otimizar os custos da sua frota

Gestão de custos de transporte é um processo que tem uma influência direta no quanto as empresas que trabalham com logística conseguem lucrar a médio e longo prazo. Ter um cuidado especial com essa área, aliás, é algo que permite ao gestor otimizar pontos que vão além dos gastos diários: o negócio terá mais performance no seu dia a dia e melhor habilidade de aproveitar os recursos disponíveis.

Por isso o investimento na gestão de custos precisa ser tratado como algo estratégico. Afinal, ele abre espaço para a empresa eliminar desperdícios e garantir o aumento da sua competitividade de diferentes maneiras. Se a sua companhia tem algum problema nesse quesito, este guia foi feito para você.

Confira abaixo como a gestão de custos é estruturada e o seu impacto nos resultados da empresa!

O que é a gestão de custos?

A política de gerenciamento de custos é um conjunto de técnicas, metodologias e sistemas utilizados para eliminar desperdícios no ambiente corporativo. Ela trabalha incorporando boas práticas de gestão de frotas, a automação de rotinas e o treinamento de equipes. Desse modo, os gastos necessários para manter a empresa funcionando poderão cair rapidamente.

Qual a importância da gestão de custos?

No mercado atual, a logística é uma das áreas mais importantes para a nossa economia. Justamente por ser um setor crítico para a manutenção do funcionamento do país, a concorrência é acirrada. Em todo o território nacional, empresas competem por clientes domésticos e corporativos em diferentes modais.

Nesse contexto, sai na frente quem consegue entregar ao seu cliente o serviço com o melhor custo-benefício possível. Isso envolverá um cuidado contínuo para mitigar o desperdício. Ou seja, com a estruturação de uma política de gestão de custos.

Essa política ajudará a empresa a mitigar gastos desnecessários e evitar situações que levem a um consumo excessivo de recursos financeiros. Ao mesmo tempo, ajuda em pontos como a gestão de motoristas, o investimento em novos equipamentos e a infraestrutura a serem mais funcionais. Desse modo, a empresa será capaz de apresentar bons lucros mesmo em momentos de crise.

Quais são as melhores práticas de gestão de custos na frota?

Existem práticas adotadas por todo o mercado que ajudam na gestão dos custos de negócios da área de logística. Conhecer como elas funcionam é o primeiro passo para a empresa manter-se alinhada com as boas estratégias do setor. Além disso, ajuda times a entenderem o que já fazem corretamente e o que deve pode ser modificado.

Veja a seguir as práticas úteis para a gestão de custos de logística!

Fazer um mapeamento dos custos

O primeiro passo para qualquer processo de gerenciamento de custos no ambiente corporativo é realizar o mapeamento dos gastos da empresa. O negócio precisa ter uma visão completa sobre todos os seus custos operacionais e como eles influenciam nos lucros de cada área. Assim, será muito mais fácil orientar os times a terem práticas com melhor custo-benefício.

O mapeamento deve ser o mais abrangente possível. Ele também precisa ser pensado a longo prazo. Ou seja, com um histórico da evolução dos gastos, que ajude o negócio a entender a dinâmica dos seus custos e a otimizar o seu planejamento.

Estabelecer metas e indicadores de performance e qualidade

Toda empresa deve ter metas de qualidade e produtividade para orientar as suas ações. No ambiente da gestão de custos, os indicadores facilitam o rastreamento de problemas. De gargalos operacionais a excesso de gastos, tudo será identificado de modo preciso e ágil.

As métricas devem estar adaptadas ao perfil do negócio e a cada área do ambiente corporativo. A sua avaliação deve ser contínua e sempre tomando como base que medidas podem ser adotadas para melhorar os resultados. Desse modo, a empresa conseguirá cortar gastos de maneira contínua e sempre ter fluxos de trabalho com custos precisos.

Implementar uma cultura de contenção de gastos

Ter uma cultura de contenção de gastos também é uma boa escolha para empresas que pretendem reduzir os seus gastos com logística. Essa prática demanda um esforço contínuo de gestores. Mas com comunicação clara e um cuidado contínuo com o acompanhamento da equipe, o ambiente pode ser mudado para que todos tornem o fim dos desperdícios uma prioridade.

Por isso não deixe de comunicar para a sua equipe o que deve ser feito para evitar gastos desnecessários. Treine times e deixe claro a importância do fim dos desperdícios para o sucesso das estratégias adotadas. Assim, todos poderão se engajar na melhoria do modo como os recursos orçamentários são utilizados.

Promover o treinamento dos funcionários

A preparação da equipe de uma empresa é um dos pontos que mais colabora para o sucesso das estratégias comerciais. Times bem qualificados conseguem evitar erros e ser mais produtivos. Ao mesmo tempo, são capazes de atender melhor às demandas dos seus clientes.

Justamente em função disso que tantas empresas investem em rotinas de treinamento contínuas. Elas devem ser focadas em dois pontos:

  • o alinhamento das equipes, evitando que não exista conformidade nos processos executados;
  • a atualização dos conhecimentos, ajudando os times a renovarem as suas práticas e a adotarem novas soluções no seu dia a dia.

Juntas, essas duas bases do treinamento permitem ao negócio criar um ambiente de alta performance e produtividade. Todos os times se manterão com os conhecimentos alinhados e atualizados. Como consequência, os serviços prestados pela empresa sempre estará a frente da concorrência.

Incentivar a produtividade dos funcionários

Times de alta performance conseguem aproveitar melhor os recursos disponíveis e, assim, reduzir os gastos da empresa. Uma das formas de ter esse tipo de dinâmica é utilizando mecanismos que incentivem os times a gastarem menos. Eles apresentam baixo custo e conseguem manter os profissionais engajados em uma cultura de baixo custo.

A empresa pode, por exemplo, premiar financeiramente os times que conseguirem reduzir ao máximo o nível de desperdício no seu dia a dia. Isso criará um ambiente em que todos ficam motivados a gastarem menos. Assim, o negócio poderá manter as suas metas de gestão de custos em dia com facilidade.

Investir em tecnologia para a gestão de custos

No ambiente corporativo, a adoção de novas tecnologias é um passo básico para quem quer reduzir gastos. A TI consegue ampliar o nível de automação do ambiente corporativo e eliminar erros. Ao mesmo tempo, abre espaço para o melhor aproveitamento dos recursos.

Junto a isso, as ferramentas tecnológicas contribuem para que gestores acompanhem de modo contínuo e abrangente todo o estado do negócio. Isso facilitará a busca por pontos em que existem desperdícios. Assim, utilizando soluções como a tag de pedágio e os sistemas de rastreamento de frotas, o fluxo de trabalho pode ser otimizado e estruturado de um modo simples e ágil.

Quais erros de gestão de custos devem ser evitados?

Uma política de gestão de custos bem estruturada deve estar atenta para evitar erros comuns na área. Isso aumentará o impacto das medidas preventivas utilizadas. Ao mesmo tempo, reduzirá as chances de novos desperdícios ocorrerem.

Entre os principais problemas que podem ser evitados com cuidados simples, podemos apontar:

  • a não utilização de indicadores de performance: eles ajudam o gestor a encontrar áreas com gargalos ou que possam ser otimizadas;
  • a não adoção de métricas de qualidade: elas apontam para problemas que influenciam a visão do cliente sobre os serviços e como o negócio faz um bom uso dos seus investimentos;
  • a não revisão regular dos processos de gestão: isso priva a empresa de adotar novas abordagens, mais modernas e eficazes;
  • o não tratamento da TI como algo estratégico: a tecnologia é fundamental para automatizar rotinas e garantir que a empresa se mantenha competitiva;
  • não pensar investimentos regulares a médio e longo prazo: ter uma visão abrangente sobre gastos regulares ajuda o negócio a sempre ter acesso aos melhores preços.

Quais ferramentas podem ser usadas para fazer a gestão de custos?

Para ajudar as medidas de redução e gestão de custos terem um maior impacto, há um conjunto de ferramentas que podem ser adotadas pelo negócio. A empresa deve validar as que são úteis ao seu cenário e buscar o fornecedor com o melhor custo-benefício. Isso criará um impacto maior para a solução e o seu poder de ajudar na eliminação de desperdícios.

Veja a seguir algumas das soluções que podem ser adotadas com esse fim!

Sistemas de gestão de frotas

Os sistemas de gestão de frotas centralizam o acesso a dados dos veículos e dos pedidos que estão sendo entregues em um único lugar. Isso causará uma mudança ampla no modo como a empresa lida com o seu dia a dia e as demandas por gastos menores.

Em um único lugar, o gestor conseguirá acompanhar, em tempo real, o fluxo de trabalho de todas as equipes. Indicadores, tarefas em atrasos e outros dados estratégicos poderão ser empregados para evitar gastos desnecessários. Assim, a eliminação de desperdícios será dinâmica e contínua.

Aplicativos de comunicação

Na logística a comunicação é um desafio que aumenta conforme a área de cobertura da empresa cresce. Os profissionais precisam manter-se atentos continuamente para as possibilidades que ajudam a manter times integrados. Assim, se mudanças ocorrerem em um frete ou algo precisar ser alinhado, haverá a garantia de que nenhum problema ocorrerá.

Adotar os aplicativos de comunicação adequados, em outras palavras, permite à empresa reduzir os cenários em que há gastos além do necessário por falhas na troca de informações. Todos os times trabalharão com maior colaboração e mais alinhados. Desse modo, as chances de retrabalhos acontecerem cairão drasticamente.

Internet das Coisas

A Internet das Coisas está causando uma grande transformação no ambiente corporativo. Essa nova categoria de produtos tecnológicos trouxe custos mais baixos e mais automação. Além disso, facilita o uso de dados como mecanismos estratégicos.

A partir de sensores IoT, o gestor de frotas pode acompanhar o trabalho de toda a equipe em tempo real. O acompanhamento das mercadorias também será otimizado, com o estágio de manuseio de produtos visto ao vivo. Dessa maneira, a empresa poderá rastrear os pontos em que existem gargalos e fazer melhorias rápidas e precisas.

Adotar o Business Intelligence

O BI é uma tecnologia de análise de dados que pode dar nova vida para todos os registros corporativos. Cruzando dados de vendas, performance e a Internet das Coisas, a empresa rastreará novos caminhos para melhorar a sua competitividade. Ao mesmo tempo, será capaz de avaliar que áreas precisam de medidas prioritárias para conter gastos.

Como o BI a empresa pode, portanto, cruzar dados e encontrar novos pontos de desperdícios e excesso de gastos. Isso facilitará a criação de uma cadeia operacional compacta e eficaz. Tudo isso sem elevar riscos ou prejudicar a habilidade de cumprir prazos do negócio.

Vale pedágio

Pedágios são parte do dia a dia de empresas de logística. Eles estão ligados às rotas que o negócio adota e influenciam diretamente nos custos. Por isso a empresa deve sempre buscar alternativas que tornem esse processo mais flexível e capaz de eliminar prazos e custos.

Manter-se em conformidade com a lei do vale-pedágio é um dos passos que podem ser tomados com esse fim. Essa regra regula a maneira como os embarcadores fazem a transferência do valor dos pedágios para o motorista. Garantir que os times sigam as normas corretamente evita que o negócio pague multas ou direcione recursos além do necessário para a sua equipe.

Manter a equipe de logística de uma empresa funcional não é um desafio simples. Os líderes desse setor precisam trabalhar lado a lado com fornecedores e a sua equipe para manter um fluxo contínuo mesmo em momentos críticos. Tudo isso combinando novas tecnologias e boas práticas de gestão.

Nesse contexto, manter os gastos baixos pode ser algo muito difícil. Por isso a empresa deve se manter atenta e sempre utilizar a gestão de custos como a sua parceira. Assim, os desperdícios podem ser eliminados e o negócio garantir que as suas metas comerciais sempre sejam alcançadas.

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