Como otimizar os custos de transporte da empresa? Confira 10 estratégias!

Por mais que as projeções para 2020 tenham sido as melhores no final de 2019, o ano chegou trazendo várias surpresas e desafios para todos. Por isso, o cenário econômico — para grande parte dos segmentos — tem demandado das empresas muita cautela para elaborar planejamentos mais eficientes e com estratégias inteligentes de agora em diante.

Conter as despesas é uma das principais prioridades das companhias neste momento e faz parte das medidas que devem ser adotadas de imediato. Isso requer entender todo o processo organizacional, identificar os gargalos e quais atividades são essenciais e saber em quais ações pode haver redução de gastos.

Os custos de transporte estão entre os mais onerosos para uma organização, mas, mesmo que pareça muito difícil, é possível diminuir consideravelmente as despesas nessa área ao adotar as medidas certas. Continue a leitura para entender quais estratégias são essas e confira diversas outras dicas sobre o assunto!

Por que reduzir os custos de transporte da empresa?

A gestão de frotas é um dos setores mais complexos e que mais geram custos para uma empresa. É uma logística que demanda um planejamento muito bem estruturado, pois, além de manter os veículos em pleno funcionamento, há o desafio de lidar com um mercado cada vez mais moderno, tecnológico e exigente.

Um dos motivos é pelo fato de o consumidor comprar cada vez mais online e o transporte ser o personagem principal nesse novo cenário. As solicitações dos clientes demandam agilidade, eficiência e o menor custo possível para eles e, para atender a essa realidade, o mercado está cada vez mais acirrado e cheio de oportunidades.

Por isso, para conquistar seu espaço e garantir uma posição de destaque, é preciso sair à frente em uma área que é altamente competitiva, como a de transportes. Porém, saiba que ter uma frota eficiente não quer dizer que não se possa reduzir custos com a atividade. Pelo contrário! Eficiência e economia são palavras que podem andar juntas nesse contexto.

É preciso investir em boas estratégias para reduzir as despesas possíveis e garantir que a empresa consiga se manter saudável financeiramente e com o caixa em dia. Ou seja, manter a frota ativa com menos gastos é algo tangível para a companhia que entende a importância de reduzir custos de transporte.

Entenda que toda contenção de despesas deve ser muito bem planejada, pois, do contrário, o impacto na qualidade do serviço e na agilidade dos processos pode afetar a satisfação dos clientes e resultar em outros tipos de prejuízos. E prejuízo é a última coisa que qualquer organização quer ter!

Quais são os principais custos de transporte de uma empresa?

Falamos sobre a importância de reduzir os custos na gestão de transporte, contudo, é preciso atentar para não cortar despesas que são fundamentais para o bom andamento das atividades. Imagine se, com o objetivo de economizar, a empresa deixa de realizar manutenções periódicas nos veículos e isso resulta em acidentes que poderiam ser evitados se as medidas necessárias fossem adotadas.

Então, por mais que a empresa tenha custos, é fundamental que o gestor mapeie quais são eles; verifique quanto é necessário para realizar cada atividade; saiba quais são as despesas fundamentais; entenda a periodicidade ideal para que cada ação seja tomada e determine como otimizar cada uma dessas ações. Confira alguns dos principais desembolsos para empresas que lidam com transporte:

• manutenção dos veículos;
• troca de peças;
• pneus;
• despesas com os motoristas;
• gastos com combustível e lubrificantes;
• custos com viagens.

Como reduzir custos de transporte em 10 estratégias?

Apenas entender quais são os principais custos para manter uma frota em pleno funcionamento não é o suficiente para saber como agir, de maneira efetiva, em cada demanda. Um bom gerenciamento requer técnicas que, como você vai notar, podem não ser tão difíceis assim de implementar. Selecionamos algumas estratégias!

1. Monitore os custos reais

Um bom gestor deve acompanhar de perto quais são os reais gastos necessários para manter os transportes da empresa funcionando ativamente e de forma otimizada. Isso quer dizer não apenas entender o todo e, sim, conhecer as minúcias. Quais são os custos com as viagens, com os motoristas (separadamente), os necessários para a manutenção de cada tipo de veículo, com as trocas de peças, com o combustível, entre outros.

É fundamental ter um controle bastante direcionado para cada ação e separá-los em planilhas para que a mensuração real possa ser feita no final das contas. Assim, o gestor conseguirá visualizar com mais clareza em quais serviços ou atividades pode cortar custos, em quais não pode e quais são as que devem ser remanejadas, trocadas ou adiadas, por exemplo.

2. Realize a manutenção preventiva da frota

A manutenção dos veículos não é algo secundário, mas faz parte das ações fundamentais a serem realizadas, pois ela é a segurança dos seus motoristas, de terceiros que circulam pelas vias e da proteção dos automóveis. Não é uma questão que pode ser negligenciada, pois pode acarretar custos posteriores muito maiores e até dolorosos para a empresa.

Imagine que, em uma auditoria, um equipamento que deveria ser trocado há um tempo não foi. O quanto seria muito mais oneroso para essa empresa receber uma multa que poderia ter sido evitada? Nesse sentido, é essencial conhecer o fluxo da frota e saber quando, efetivamente, é necessário realizar essas manutenções e revisões.

3. Pesquise o preço dos combustíveis pelo mercado

Estar sempre atento aos melhores preços de combustíveis é outra medida muito eficaz para conter custos de transporte. Se possível, negocie com uma rede de postos que tenha os preços mais atrativos e ofereça convênios. Assim, a companhia ganha um cliente fiel e a sua empresa conta com descontos pela parceria e pela preferência.

4. Otimize as rotas e mantenha o planejamento delas

Essa estratégia aprimora o serviço prestado pela empresa e reduz gastos. É uma medida crucial, pois otimiza o tempo do transporte (e o cliente também fica mais satisfeito), economiza combustível e evita o desgaste de pneus e equipamentos necessários para o veículo rodar. Se houver uma roteirização bem-feita, é possível escolher o trajeto mais curto ou que tenha menos pedágios e, com isso, a empresa ganha em vários quesitos.

5. Invista na qualificação dos motoristas

Se a redução de despesas com transporte lhe remete a menos custos com equipamentos, trajetos e veículos, saiba que todo tipo de economia voltada para esses recursos só fará sentido se os motoristas forem instruídos com boas práticas para manterem a eficácia do processo. Essas diretrizes significam adotar a direção defensiva, dirigir com segurança, estar atento ao trânsito, entre outras ações.

Além de apostar na qualificação dos profissionais, é possível, ainda, estabelecer metas e premiar o melhor motorista que atue na contenção de despesas. Criar políticas de economia e reconhecer quem está vestindo a camisa da empresa contribui para que os colaboradores trabalhem mais motivados e para que a imagem da companhia seja a melhor possível entre os clientes.

6. Utilize o sistema de monitoramento por câmeras

Uma boa gestão de frotas pode contar também com um sistema de acompanhamento do transporte por meio de câmeras. Elas ajudarão a entender ações que podem auxiliar na tomada de decisões, como em relação à segurança das cargas e dos motoristas, em casos de roubos e furtos e quanto ao comportamento negligente de algum colaborador.

7. Instrua os funcionários a administrarem a velocidade

Entre os comportamentos dos motoristas que citamos no tópico anterior, é possível incluir andar em marcha lenta — fator que contribui para o desgaste excessivo do motor, com o aumento de poluentes no ar e com o gasto desnecessário de combustíveis — ou em excesso de velocidade, que acarreta perigo para o motorista e para a carga.

8. Calibre os pneus semanalmente

Lembra-se de que, lá em cima, citamos que os pneus estão entre os principais custos da frota? O ideal é pensar em estratégias para que eles tenham uma vida útil maior. Uma calibragem correta, seguida da pressão de ar adequada, é uma ótima estratégia para evitar o desgaste desse item que é essencial ao veículo e bastante oneroso para a empresa.

9. Aposte na qualidade dos produtos e equipamentos

Não adianta investir em boas ações se a empresa não investe em equipamentos de qualidade em seus automóveis. Tomando o exemplo dos pneus, não basta calibrar com frequência se o produto não for de qualidade e altamente resistente. Os lubrificantes também podem ser citados nesse caso. Não investir na qualidade agora é garantia de ter ainda mais gastos no futuro.

10. Invista em recursos tecnológicos

Por fim, a tecnologia é uma grande aliada quando o assunto é contenção de despesas. Utilize um software de gestão que ajudará a identificar os custos reais, os desnecessários e quais ações podem ser otimizadas. Outra boa medida nesse sentido é investir em vale-pedágio, pois ele evita o enfrentamento de filas e otimiza o tempo do transporte da sua empresa.

Essas são algumas estratégias que podem ajudar a manter o balanço patrimonial da companhia no azul. Mas existem muitas outras e que podem ser elaboradas pela própria equipe de gestão quando ela conhece realmente o negócio e entende os gargalos existentes na organização. Por isso, conhecer de perto como as atividades são desenvolvidas faz muita diferença para conseguir adotar um gerenciamento efetivo.

Como a tecnologia contribui para a redução de custos de transporte?

Apostar na tecnologia é uma das principais estratégias para reduzir custos com a frota de uma empresa. Os sistemas desenvolvidos especialmente para realizar atividades desse setor agem de forma automática, mais ágil e otimizada do que as operações executadas por humanos. A diminuição de falhas é uma das principais vantagens oferecidas pelas ferramentas.

Isso acontece porque os softwares são programados e a automatização dificilmente apresenta erros, pois, para alcançarem o mercado, já passaram por inúmeros testes e correções. Assim, esses recursos tecnológicos já são oferecidos totalmente prontos para auxiliar na rotina dos clientes.

Além das falhas humanas, entre os benefícios que podemos destacar quanto ao uso da tecnologia, estão:

• manutenção eficaz: existem ferramentas que apontam exatamente quando é hora de dar a manutenção no veículo, se há equipamentos com defeitos e quais são eles;
• diminuição da burocracia: é possível direcionar às máquinas as atividades que seriam desenvolvidas pelos profissionais e esses podem focar outras atividades mais estratégicas;
• otimização do tempo: ao desempenharem as atividades, as ferramentas gastam muito menos tempo do que um colaborador gastaria, pois o processo é automático;
• auxílio na tomada de decisões: um sistema completo é capaz de gerar dados e, consequentemente, relatórios que vão ajudar os gestores a terem uma visão mais real e abrangente de quais processos estão tendo sucesso e o que precisa ser alterado;
• identificação de gastos: ao investir em uma boa ferramenta, o gestor de frotas também consegue identificar quais são as áreas que mais demandam financeiramente; quais são os custos mais altos e como calculá-los, monitorá-los e reduzi-los;
• contenção de custos: esse é um dos principais pontos positivos e o assunto principal deste artigo. Como os processos são automáticos, são reduzidas as chances de erros e o gasto com materiais, como tintas, papéis, impressões e diversos outros utilizados no negócio.

Entender que a tecnologia é uma das principais aliadas para promover uma gestão de frotas eficiente e que visa a diminuir os custos de transporte pode ser a primeira estratégia a ser adotada pela empresa, pois é a partir dela que é possível viabilizar todas as dicas que oferecemos ao longo deste texto.

É por meio da tecnologia que mensuramos e monitoramos os gastos de forma mais rápida e inteligente; que pesquisamos os preços dos combustíveis e que traçamos rotas para otimizar o tempo do transporte, por exemplo. Por isso, não abra mão desse recurso tão importante para você adotar um bom gerenciamento de frotas na sua empresa.

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