7 erros comuns na gestão de frotas que você deve evitar
Se você trabalha com uma frota de veículos, sabe como é importante gerenciá-la de forma eficiente para garantir a competitividade da empresa no mercado. A qualidade da gestão impacta diretamente a otimização dos processos e o alcance de melhores resultados. Para isso, é fundamental que você conheça os erros comuns na gestão da frota e como evitá-los.
Para ajudá-lo a evitar essas falhas e assegurar o desenvolvimento do negócio, nos tópicos seguintes, listamos os 7 principais deslizes que geralmente são cometidos na rotina das empresas e como evitá-los. Continue a leitura!
1. Não planejar as rotas de entrega
Muitos gestores não conhecem as estradas e nem definem o percurso de forma estratégica, fazendo com que o veículo fique suscetível a problemas que interrompem a entrega. Basicamente, será necessário que o trajeto seja dotado das seguintes qualidades:
- seguro: as estradas devem ter baixo índice de assaltos, roubos e acidentes;
- descarregado: é importante que haja um tráfego pouco pesado, permitindo que o veículo chegue ao destino mais rápido e minimize a ocorrência de acidentes;
- de qualidade: as vias devem ser preservadas para desgastar menos o veículo, o que aumenta a sua vida útil e economiza combustível;
- ágil: o caminho até o destino deve ser curto, mas sem ignorar os demais fatores explicados.
Não é viável exigir que seus colaboradores planejem as rotas manualmente, já que, geralmente, uma frota realiza várias entregas diariamente.
A solução mais viável é delegar essa tarefa para um sistema de gestão especializado que tenha o recurso de roteirização. Essa tecnologia define o trajeto automaticamente e envia as informações diretamente para o GPS do motorista.
Outra estratégia que ajuda a traçar melhores rotas é o tag de pedágio. Essa é uma etiqueta fixada na parte frontal do carro que permite atravessar pedágios sem a necessidade de parar no guichê. Além de ser mais seguro e ajudar a preservar o veículo, incluir pedágios no percurso também deixará o trajeto mais ágil.
2. Ignorar os gastos com combustível
O combustível é um dos principais custos de uma frota, sendo essencial controlar esse gasto para garantir o equilíbrio das contas da empresa. Algumas dicas para diminuir esse custo são:
- planejar rotas curtas e com estradas de qualidade;
- cuidar da manutenção das peças dos veículos;
- firmar parcerias ou convênios com postos para garantir que o veículo receberá um combustível de qualidade e por um preço mais acessível;
- efetuar o alinhamento, o balanceamento e a calibragem;
- avaliar o desempenho dos motoristas e treiná-los para que saibam como diminuir o uso de combustível.
3. Não realizar manutenções preventivas e preditivas
Existem três tipos de manutenções que podem ser feitas nos veículos. São elas: corretivas, preventivas e preditivas.
O primeiro tipo consiste em reparar as peças depois que elas apresentam defeito, mas isso pode fazer com que os veículos estejam suscetíveis a falhas mecânicas durante as viagens, aumentando as chances de ocorrerem acidentes, paralisações, assaltos e atrasos nas entregas.
Para minimizar a ocorrência desses problemas, o gestor precisa investir na manutenção preventiva ou preditiva. Manutenções preventivas são feitas periodicamente com o objetivo de manter o funcionamento do veículo o mais próximo das condições de fábrica.
As preditivas envolvem diagnósticos e revisões constantes para assegurar a eficiência de cada componente do veículo. Aqui, são usados alguns equipamentos, como escaneamento de central, termografia, análise de vibração, ultrassom, entre outros.
4. Não analisar indicadores
Um bom gestor deve saber como acompanhar o desenvolvimento de sua frota, o que pode ser feito com a aplicação de indicadores-chave de desempenho (KPIs). Basicamente, são métricas aplicadas sobre os processos do negócio para verificar se os resultados obtidos são os desejados pelos gestores.
Existem inúmeros KPIs que podem ser aplicados ou não na empresa. Mas os principais que dizem respeito à gestão da frota são:
- gastos com combustível: é utilizado para observar se as medidas aplicadas estão gerando economias no consumo de combustíveis;
- custos com manutenção: é usado para verificar se as novas estratégias de manutenção são menos custosas;
- número de multas: é usado para verificar o número de infrações totais da frota;
- valor das multas: representa os custos totais com multas que a empresa deve arcar;
- taxa de sinistros: é a quantidade de acidentes, roubos e outros problemas em que a frota se envolve;
- ociosidade: representa a quantidade de veículos que ficam sem rodar e por quanto tempo;
- quantidade de interrupções: é o número de situações que geram atrasos nas viagens. Filas de pedágios, por exemplo, podem ser eliminadas com o vale-pedágio.
5. Não observar a vida útil dos veículos
Todo objeto tem um tempo de vida útil no qual sofre um declínio periódico. Com o transcorrer do tempo, o veículo sofre uma queda de rendimentos e um aumento no consumo de combustível e na frequência de defeitos.
No entanto, freios, pneus, baterias, amortecedores, entre outras peças, também têm vida útil, e isso significa que é importante tomar medidas para preservar esses itens.
Elabore um check-list de todos os componentes dos veículos, acompanhe as datas de vencimento de cada um deles e invista na manutenção preventiva ou preditiva para conservá-los.
6. Ignorar o pagamento de tributos
Deixar de fazer o pagamento das taxas ou dos impostos pode trazer muitos problemas nas fiscalizações das estradas. Os fiscais podem fazer com que o veículo fique parado até a regularização dos documentos, gerando atrasos na entrega e a consequente insatisfação dos clientes.
Alguns dos documentos e pagamentos que o gestor deve gerenciar são o CIOT, o IPVA, a CNH dos condutores, o CRLV (licenciamento), as multas atrasadas, os pedágios, o conhecimento de transporte ou a nota fiscal da carga transportada, os seguros obrigatórios, o documento auxiliar etc.
Ressalta-se que também é preciso verificar se o veículo circula com itens obrigatórios por lei, como o estepe e o triângulo.
7. Não capacitar os profissionais
Os motoristas são responsáveis por dirigir os veículos, por isso, suas condutas refletem diretamente nos resultados das operações de transporte. Caso esses profissionais não sejam capacitados, eles poderão se envolver em problemas na viagem.
A empresa deve investir em treinamentos e capacitações para que os condutores adotem uma condução preventiva – minimizando a probabilidade de acidentes –, saibam como otimizar o uso de combustível, usem as ferramentas que o veículo carrega e ajam em situações de risco – como diante de roubos ou durante chuvas.
Para evitar que esses erros ocorram, o gestor precisa ampliar o seu controle sobre a frota e sobre seus profissionais e modernizar seus processos. Mas, ao conhecer os erros comuns na gestão de frota e como corrigi-los, você conseguirá garantir maior precisão e mais eficiência na atividade.
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