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Gestão de frotas: o que você precisa saber

Ter uma empresa de gestão de frotas pode ser uma grande oportunidade. Se você quer empreender, aumentar a sua rentabilidade e conquistar o mercado, esse ramo pode ser muito promissor.

No entanto, como em qualquer segmento, a gestão de frotas exige cuidados e muita atenção aos detalhes, pois eles são primordiais para a execução de um bom trabalho.

Que tal conferir o nosso guia completo sobre gestão de frotas, com tudo o que você precisa saber para atuar no mercado e conquistar resultados cada vez melhores? Continue a leitura!

O que é e qual a importância da gestão de frotas?

A gestão de frotas nada mais é do que um sistema que acompanha os processos internos da empresa e identifica quais são os possíveis gargalos e os sucessos da frota.

Se você tem uma empresa que conta com uma frota para prestação de serviços, por exemplo, é imprescindível trabalhar com uma boa gestão de frotas. É durante esse processo que você identificará, por exemplo, quais são as despesas, os lucros, os pontos fortes e os pontos fracos do seu negócio, além das melhorias necessárias.

Qual é a importância da gestão de frotas?

A gestão de frotas é fundamental para garantir maior controle, transparência e eficiência no setor. Tanto para as empresas que oferecem esse serviço quanto para aqueles negócios que têm um sistema de logística próprio, é necessário que esse setor da empresa esteja caminhando da melhor maneira possível.

Isso porque, cada vez mais, o mercado exige que as empresas trabalhem e se destaquem pelos seus diferenciais competitivos, e, muitas vezes, a eficiência e a agilidade para a entrega de um produto, por exemplo, ou para a prestação de um serviço, podem ser o que faltava para a sua empresa alavancar e ganhar cada vez mais visibilidade no mercado.

Para atuar com uma gestão de frotas de qualidade, é preciso avaliar informações, como custos com gasolina, multas, pneus, manutenção, seguros e outros fatores que são primordiais para o bom funcionamento do negócio.

Como planejar a gestão de frotas?

Que a criação de processos eficientes é um desafio, nós já sabemos. E, no mercado da gestão de frotas, não é diferente. É preciso encontrar um cenário em que todas as necessidades da empresa sejam atendidas e as possíveis falhas operacionais que podem vir a ocorrer sejam previstas e resolvidas em tempo hábil.

Para conseguir criar esse processo redondo, que funciona perfeitamente, pode ser interessante estabelecer, antes de qualquer coisa, quais são as etapas da sua prestação de serviços e quais itens são fundamentais.

A primeira etapa

A primeira etapa consiste em listar quais são os veículos da empresa, para identificar como é, de fato, a sua estrutura e como você está atuando. Nesse momento, é fundamental pontuar quantas motos, carros, micro-ônibus, vans, ônibus e caminhões, por exemplo, você possui.

Feito isso, é hora de pontuar também todos os gastos mensais de forma detalhada, apresentando as despesas com combustíveis, por exemplo, considerando a quilometragem percorrida, as despesas com manutenção, com os pneus, com salários, com pedágio etc. Tudo isso o ajudará a ter uma noção mais clara de quanto a sua empresa custa.

Ainda nesse momento, com o detalhamento das despesas com combustíveis e quilometragem, será possível identificar quais veículos consomem mais e quais consomem menos. Se você quer encontrar formas de reduzir os seus custos e aumentar os lucros, esse é um excelente cálculo.

Quando for realizar os registros de manutenção, é importante também pontuar em quais períodos cada uma delas ocorreu. Isso permitirá que você identifique quais veículos precisaram de mais suporte, qual a periodicidade dessas manutenções e, claro, quais ainda precisam realizar revisões.

Como vimos até agora, a primeira etapa trabalha principalmente a parte administrativa e processual, permitindo que o gestor enxergue com clareza quais são as informações de custos da empresa, considerando históricos e, agora, tendo material suficiente para fazer uma análise mais crítica e precisa.

A segunda etapa

A segunda etapa consiste na definição da política de transportes que será adotada na empresa. Nesse momento, é fundamental que você crie um documento que servirá de instrumento para regular a prestação de serviços que você disponibiliza.

Essa política de transportes será responsável por respaldar, de forma institucional, as futuras decisões dos gestores de frota, principalmente considerando as estratégias, o planejamento e o objetivo geral da empresa.

É fato que, sem uma política devidamente definida, não existe um padrão na prestação de serviços, uma vez que as regras não foram pré-estabelecidas.

A política de transportes precisa cobrir alguns detalhes importantes. São eles:

  • a abrangência da política de transportes;
  • o nível do serviço prestado;
  • as diretrizes de convivência (definindo como deve ser o comportamento dentro da empresa e durante a prestação do serviço);
  • as diretrizes de atendimento (definindo o padrão e o modelo de atendimento que será oferecido);
  • as diretrizes operacionais (definindo as regras que os colaboradores deverão cumprir).

Na segunda etapa, conforme a política de transportes é definida, poderá ser necessário treinar os motoristas da frota para que eles passem a atuar dentro do novo formato de trabalho.

Aqui, pode ser importante pontuar algumas questões, como:

  • organização;
  • comportamento;
  • horários e prazos;
  • atendimento;
  • responsabilidades;
  • estilo de condução;
  • alimentação adequada, principalmente para aqueles que prestarão serviços por longas horas;
  • remédios que devem ser evitados antes e durante a condução de veículos;
  • limite de horas dirigindo diariamente etc.

A terceira etapa

Para finalizar, a terceira etapa. Nesse momento, é necessário ter um olhar mais estratégico para a criação do processo de gestão de frotas da sua empresa. Aqui, analisaremos, otimizaremos e criaremos um sistema de controle da operação.

A tecnologia é uma grande aliada das empresas, de modo geral, e, no mercado de frotas, essa premissa também é verdadeira: existem plataformas que permitem ter mais controle da frota, acompanhando em tempo real o desempenho dos motoristas, o consumo de gasolina, a quilometragem percorrida e muito mais.

Para garantir a segurança da sua equipe, dos seus clientes e do seu negócio, pode ser interessante também adotar uma ferramenta de rastreamento de veículos.

É recomendável usar frota própria ou terceirizada?

Uma das dúvidas mais comuns sobre gestão de frotas tem relação com o uso de frota própria ou frota terceirizada. A resposta para essa pergunta é: depende.

Tudo dependerá de como é a estrutura da sua empresa, de quais são as possibilidades dentro do seu cenário e se, obviamente, você realmente quer abraçar a responsabilidade de ter uma frota própria, considerando todo o trâmite administrativo e legal, como acompanhar a criação de novas leis e normas de transporte de cargas, como a lei do vale-pedágio

Se, ao fazer as contas, for mais vantajoso para o seu negócio e você estiver disposto a abraçar esse desafio, a sugestão é utilizar uma frota própria. No entanto, se você perceber que faz mais sentido para o momento atual da sua empresa manter uma frota terceirizada, sugerimos ir por esse caminho.

Para contratar uma frota terceirizada, é interessante conversar anteriormente com fornecedores para tirar dúvidas sobre o procedimento, descobrindo o real custo de uma frota terceirizada e como essa medida realmente poderá ajudá-lo a reduzir os gastos e melhorar a performance.

Escolhidas algumas possíveis empresas para fechar negócio, é interessante visitar a matriz para conhecer a estrutura e conversar com esses futuros parceiros. Nesse momento, tire todas as suas dúvidas, faça todas as perguntas e, a partir disso, levante os pontos fortes e fracos de cada uma das opções. Veja o que cada uma das empresas tem a oferecer e, a partir daí, tome sua decisão!

Quais indicadores acompanhar?

Para se certificar de que a sua gestão de frotas é eficiente, é importante acompanhar alguns indicadores-chave. Eles serão dados precisos e reais que apontarão o que está dando certo, o que está dando errado e o que precisa ser ajustado no próximo mês.

Despesas

Avalie todas as despesas da sua empresa, desde a conta de luz até o salário dos colaboradores. Tudo isso precisa estar na conta para que você tenha mais precisão de quanto seu negócio custa todos os meses e, possivelmente, de onde estão os excessos.

Gasolina

A gasolina, como dito, precisa ser avaliada, assim como a quilometragem feita por litro em cada veículo. Isso permitirá que você saiba exatamente quanto gastou com esse recurso, quais veículos consomem mais, quais veículos consomem menos e quais são, por consequência, mais interessantes para reduzir seus custos e aumentar a sua eficiência no dia a dia.

Multas

Sem dúvidas, quem trabalha com frotas, tanto pequenas quanto grandes, certamente já precisou enfrentar o estresse de lidar com multas e notificações do departamento de trânsito. 

É necessário que você sempre documente quantas multas foram recebidas durante o mês, qual condutor é responsável por cada uma delas e qual o valor e, principalmente, avalie se há incidência desse problema ou se foi uma exceção.

As multas poderão ser reflexo do não seguimento da política de transportes definida pela sua empresa. E a incidência, por mais de um condutor, pode significar que o treinamento não foi eficiente, e pode ser necessário fazer uma repescagem.

Rentabilidade

E, claro, com todas essas informações em mãos, é fundamental também manter um registro de como estão os lucros do seu negócio, para avaliar a rentabilidade e conseguir aumentar os resultados.

Se você observou que as despesas estão além do planejado, que o gasto de gasolina está ruim e que alguns veículos fazem menos quilômetros por litro, pode ser a hora de rever a frota e fazer alguns ajustes.

Como ter uma equipe eficiente?

Ter uma equipe de frotas eficiente é necessário para oferecer um serviço diferenciado e de qualidade para os seus clientes. Por isso, alguns cuidados se fazem fundamentais e é preciso ficar de olho em determinadas questões, como:

  • treinamentos e cursos de capacitação para os profissionais;
  • avaliação e reformulação da jornada de trabalho de cada profissional;
  • investimento em segurança para os colaboradores;
  • uso de uma ferramenta de gestão para ter maior controle do que está acontecendo;
  • atenção aos seus colaboradores para saber quais são seus maiores desafios na prestação de serviços e descobrir como a empresa pode ajudá-los.

Como reduzir custos e otimizar a gestão?

Se você quer reduzir os custos do seu negócio e otimizar a gestão de frotas, alguns cuidados são interessantes. Lembre-se de que reduzir custos não significa, necessariamente, cortar as despesas da empresa. Muitas vezes, ao otimizar o investimento, você consegue tornar o negócio muito mais próspero e rentável.

Use a tecnologia a seu favor

A tecnologia é o braço direito das empresas, e o mercado de frotas precisa começar a utilizá-la com todo o seu potencial. Hoje, você consegue investir em plataformas de monitoramento de frotas, gestão de frotas e até pedágio eletrônico.

Esse investimento o ajudará a ter uma visão muito mais clara da realidade da sua empresa, a prever possíveis manutenções, a conferir e a acompanhar os gastos diariamente e a saber se os motoristas da frota estão seguindo todas as regras estipuladas pela política de transporte estabelecida dentro do seu negócio.

Adote uma plataforma de gestão 

Como dito, a plataforma de gestão pode ser uma excelente alternativa para que você consiga cumprir com todas as tarefas e entender tudo o que está acontecendo em um só lugar.

Aqui, você consegue acompanhar não só o desempenho e os gastos dos motoristas, mas também atuar de forma administrativa dentro da empresa.

Faça um planejamento

Com todas as informações sobre gastos, despesas e rentabilidade da sua empresa, é possível criar metas de redução de custos ao longo dos meses.

Avalie a possibilidade de criar um planejamento para atuação de forma eficiente dentro da sua empresa, alinhando as necessidades e os objetivos do negócio com seus colaboradores e, a partir daí, criando uma equipe voltada para o mesmo fim: reduzir custos e aumentar performance.

Atente às obrigações legais 

Estar de olho e em dia com as obrigações legais é uma forma de reduzir os custos da sua empresa. Novidades, como o CIOT Para Todos e outras medidas de segurança e regulamentação do transporte de cargas, precisam ser de seu conhecimento para que, ao sair uma nova entrega, todas as medidas tenham sido devidamente tomadas, evitando multas e possíveis apreensões do veículo.

Ter uma equipe eficiente está muito ligado à qualidade da sua gestão de frotas. A tecnologia, como dito, pode ser o que faltava para você realmente conseguir organizar a sua rotina e ter um processo muito bem estabelecido.

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