Entenda como fazer o controle correto de combustível da sua frota

Por que um gestor de frotas faria o controle de combustível dos veículos da empresa sendo que existem tantas outras questões prioritárias e que, por ora, dão menos trabalho para serem resolvidas? Porque o benefício obtido a partir desse tipo de medida vai além da administração da frota em si. A partir do entendimento aprofundado do quanto a frota realmente consome, a empresa terá dados para tomar decisões mais estratégicas, como precificar o seu produto final, o valor do frete, entre outros.

Além disso, o “sobe e desce” no preço do combustível tem exigido dos gestores uma análise bem-feita para entender como reduzir custos com esse insumo fundamental para fazer o negócio girar. Tem dúvidas de como fazer isso e manter um controle estratégico? Continue a leitura, pois você está no artigo certo!

Tenha um controle por escrito e atualize-o sempre

Uma das melhores formas de identificar o quanto a frota consome e de manter o controle de combustível em dia é montando uma planilha — que pode ser feita no Google Planilhas, ferramenta simples e fácil de ser atualizada — e fazendo o lançamento das informações periodicamente. Uma sugestão é separar um dia da semana para fazer essa atualização. Mas como fazer esse controle de fato? Veja como pequenas ações podem ajudar:

• oriente os motoristas a sempre pegarem a nota fiscal ou o ticket de abastecimento que são fornecidos pelos postos de gasolina. Neles, estão inseridas informações muito importantes para o seu controle: data do abastecimento, quantos litros foram comprados, tipo de combustível e o preço, valor pago, entre outras;
• instrua os funcionários a sempre entregarem essas notas ao setor de frotas e anotarem as informações de quem abasteceu, qual o veículo (modelo e placa), se completou o tanque ou não e outras informações que forem relevantes para a organização;
• após reunir todos os tickets da semana, escolha um dia e faça o lançamento em uma planilha para registrar o controle de todos os meses.

A planilha vai oferecer uma visão mais ampla e organizada do consumo de combustível de cada veículo e o total. Assim, será possível entender quais razões levam um automóvel a gastar mais do que outro e analisar o comportamento dos seus motoristas nas vias.

Além disso, evite negligenciar ou atrasar o lançamento dessas informações; dê a devida prioridade a essa atividade. Quanto mais essa tarefa for adiada, mais trabalho você terá para organizar esses dados e mais tempo será necessário para atualizar a planilha.

Ainda que pareça um serviço monótono, é por meio dele que você conseguirá entender a fundo questões básicas que todo gestor de frotas deve ter na ponta da língua, tais como:

• Quantos quilômetros os veículos rodaram em um mês?
• Quanto cada veículo consome em média?
• Por que um veículo tem consumido mais do que outro? É um problema de mecânica ou será necessário trocar o automóvel e economizar no dia a dia?
• Os motoristas têm dado preferência para abastecer nos postos confiáveis e que constam nas políticas de frota ou no termo de responsabilidade da empresa?

Faça parcerias com postos de combustíveis

Você já deve ter reparado que, muitas vezes, o motorista se vê obrigado a abastecer em postos nada confiáveis, certo? Quando ele não é forçado a fazer isso por estar em um local desconhecido, acontece de querer “economizar” abastecendo no posto mais barato.

No entanto, como você também já deve saber, investir no combustível mais barato nem sempre é sinônimo de economia. Por isso, é preciso identificar quais são os postos realmente confiáveis e firmar parcerias com essas empresas para abastecer com tranquilidade e economizar de verdade.

Além de assegurar a qualidade dos combustíveis que vão abastecer os veículos da sua empresa, contar com essas parcerias é vantajoso para negociar prazos de pagamentos e descontos, prática fundamental para reduzir custos com o combustível da frota.

Treine os condutores e avalie o desempenho periodicamente

Falar em treinar os motoristas não é algo novo para você, certo? Porém, queremos chamar atenção aqui para o treinamento e para a avaliação periódica do desempenho do motorista nas vias.

Isso é necessário, pois o trânsito é um local que desperta emoções nas pessoas e, por mais experiente que o motorista seja, ainda assim, está suscetível a tomar atitudes negativas devido ao estresse, ao cansaço e a outros fatores. Saiba, inclusive, que já foi constatado que mais de 40% dos acidentes são causados por sonolência ao volante.

No treinamento dos condutores, não podem faltar tópicos sobre as boas práticas no trânsito, a necessidade de adotar uma direção defensiva e de verificar os equipamentos do veículo a fim de identificar peças que precisam ser trocadas ou revisadas.

Como forma de monitoramento dos colaboradores, uma medida eficiente é investir na telemetria veicular, que consiste em obter informações remotas sobre o comportamento dos condutores, como a velocidade em que estão dirigindo, se as acelerações são bruscas, os tempos de parada, o consumo de combustível, entre outros.

Planeje as rotas de forma estratégica

Imagine que uma venda foi feita e precisa ser entregue em uma região que fica a 100 km da empresa. O cliente pediu urgência e, para atendê-lo, a equipe reuniu apenas mais alguns pedidos que, de cabeça, sabia que seriam entregues no caminho, e o veículo partiu.

No dia seguinte, surgiu outra venda para ser entregue na mesma região na qual a empresa fez a entrega sem planejamento e será necessário ir até lá novamente. Não há dúvidas de que houve um gasto de combustível desnecessário nesse caso, certo? Para evitar que isso aconteça, é preciso fazer um bom controle da rota e do tempo gasto até os locais.

Conhecer e planejar os caminhos de entrega e aproveitá-los ao máximo não só economiza tempo e dinheiro da empresa, mas também reduz o tempo de espera do cliente — e isso é positivo para fazer novas vendas — e permite que a companhia escolha rotas mais seguras para os seus motoristas e suas cargas, evitando roubos e o consequente prejuízo financeiro.

Por fim, tenha em mente que todas essas ações visam a oferecer uma melhor gestão da frota da sua empresa de maneira global e manter o controle de combustível de maneira eficiente é um passo fundamental para ter sucesso nos demais processos do setor. Essas medidas auxiliam na previsão de gastos da companhia e na tomada de decisões mais estratégicas.

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