Produtividade da frota: o que fazer para aumentá-la?

Aumentar a produtividade da frota é crucial para que uma organização mantenha o seu desenvolvimento e a competitividade no mercado. Esse assunto se torna ainda mais relevante em razão da pandemia do novo coronavírus, pois muitas empresas tiveram as suas receitas e os ganhos diminuídos, o que torna um bom rendimento essencial para a sobrevivência do negócio.

Para que você consiga atingir esse objetivo, publicamos este conteúdo que explicará o que significa elevar a produtividade e, após, algumas dicas para garantir os resultados desejados. Leia e aprenda!

O que significa aumentar a produtividade da frota?

Basicamente, trata-se de aplicar um conjunto de estratégias e metodologias para ampliar a visão sobre as atividades desempenhadas pelos colaboradores, controlar melhor as operações da frota, reduzir os trabalhos manuais, bem como diminuir o tempo necessário para que os motoristas realizem as suas viagens.

Graças a esse controle, os funcionários conseguirão trocar informações mais agilmente, despenderão menos tempo com atividades burocráticas e incorrerão em menos erros. Tudo isso resultará em um ganho na produtividade.

Quais são algumas dicas para melhorá-la?

As dicas listadas neste artigo podem ser aplicadas em negócios de qualquer ramo e tamanho que tenham frota própria. Veja a seguir!

Aproveite o TAG de pedágio

O TAG é uma tecnologia que permite que o veículo passe pelas vias automáticas de um pedágio. Na prática, o gestor contrata uma empresa especializada que fornece o TAG, fixa-o no para-brisa dos veículos e contrata o plano ideal para as necessidades do negócio.

Investir no TAG é uma das principais medidas para maximizar a produtividade da frota. Ele elimina a necessidade de enfrentar filas para usufruir das estradas pedagiadas, economiza combustível, minimiza os riscos, auxilia no controle dos gastos e ainda gera outros benefícios.

Defina metas

A primeira dica é definir as metas de produtividade que se pretende atingir. Com isso, os colaboradores saberão precisamente o que precisa ser feito para aumentar a produtividade, e o gestor, como medir os resultados.

O gestor pode estabelecer diferentes metas, como redução do tempo necessário para realizar determinadas operações, diminuição da quantidade de materiais utilizados, entre outras. Porém, é importante que elas tenham a característica SMART, que consiste em garantir que sejam:

• S — específicas ou specifics: claras, objetivas e diretas;
• M — mensuráveis ou measurables: o gestor deve ser capaz de medir o seu progresso;
• A — atingíveis ou attainables: não devem ser de impossível alcance;
• R — relevantes ou relevants: o resultado precisa ser benéfico para o negócio;
• T — temporais ou time based: deve haver um prazo limite para que elas sejam alcançadas.

Um exemplo de meta de produtividade com todas essas qualidades seria “diminuir em 20% os gastos com manutenções em até três meses”.

Monitore em tempo real

Invista em uma tecnologia que possibilite o monitoramento em tempo real da frota. Atualmente, existem soluções que permitem acompanhar a localização e a rota tomada pelo motorista, bem como o estado do veículo, incluindo a quantidade de combustível no tanque, o estado dos pneus, da lubrificação e de outras peças.

Com esse monitoramento, o gestor tomará medidas rapidamente para contornar problemas que possam surgir. Se ele perceber que o veículo está com algum defeito, poderá entrar em contato imediatamente com o motorista para solucionar a questão, evitando que isso se torne um problema maior.

Faça manutenções periódicas

Normalmente, os gestores de frotas realizam apenas o que é chamado de manutenção corretiva, que se trata do conserto de eventuais defeitos no veículo somente quando eles aparecem.

Isso é um entrave para a produtividade da frota, já que existem muitos problemas ocultos que prejudicam o desempenho dos veículos. Além disso, será preciso que o veículo seja levado para uma oficina caso um defeito surja durante a viagem, o que gera atraso na entrega e a insatisfação do cliente.

Para evitar esses prejuízos, o gestor deve investir na manutenção preventiva, que é fazer um diagnóstico no veículo para encontrar defeitos e corrigi-los antes que se tornem problemas maiores. O responsável precisa elaborar um cronograma de manutenção de forma que sempre tenha veículos suficientes para suprir a demanda de viagens.

Analise os dados

Com um sistema especializado para gerenciar a frota, a empresa conseguirá informações relevantes sobre a performance dos motoristas, de outros funcionários e dos veículos, dos custos de cada operação, entre outros dados.

Quando o gestor se reunir com os demais líderes ou colaboradores para analisar essas informações, haverá uma visão mais ampla do negócio e eles elaborarão melhores planejamentos. Entre os benefícios que serão adquiridos, estão:

• flexibilidade no controle da frota, já que o gestor conhecerá as características de trabalho;
• assertividade nas ações, evitando paradas não programadas dos veículos;
• capacidade de elaborar um fluxo produtivo que atenda melhor ao negócio;
• previsibilidade dos custos operacionais.

Controle os indicadores

Existem diferentes indicadores-chave de desempenho (Key Performance Indicators ou KPIs) que são aplicados para medir os resultados de uma frota. Mas o gestor deve conhecer e aplicar aqueles que tratam especificamente da sua produtividade. Alguns deles são:

• tempo médio de conclusão de uma operação: envolve desde a confirmação da entrega até a volta do veículo para a empresa;
• tempo no local: mede o tempo que o veículo fica em um local, seja na empresa, seja no endereço de entrega;
• quantidade de carga: mede o número de cargas que os veículos podem levar;
• capacidade de cada veículo: ao usá-lo com a métrica anterior, é possível saber se o veículo é aproveitado ao máximo;
• quantidade de viagens realizadas: quantas viagens são realizadas por cada veículo e motorista.

Calcule as rotas otimizadas

Muitas vezes, os veículos percorrem trajetos que não são os mais vantajosos para o negócio. Como não é viável planejá-los manualmente, é recomendável usar um sistema de gestão especializado para elaborar as rotas automaticamente.

Há determinados fatores que precisam ser levados em consideração para garantir mais produtividade e menos riscos. São eles:

• velocidade: a distância entre o ponto de partida e de chegada deve ser a menor possível;
• segurança: as estradas que serão percorridas devem ter baixo índice de roubo, furto e acidente;
• qualidade: é preciso atentar ao estado de preservação das vias;
• tráfego: é recomendável que o caminho a ser percorrido tenha menor tráfego para minimizar as chances de congestionamento e acidentes;
• pedágio: a maior parte das vias pedagiadas tem melhores estradas e rotas mais rápidas, sendo relevante que o trajeto as inclua. Entretanto, lembre-se de que é fundamental investir em um TAG para garantir que a viagem seja mais produtiva.

Aposte em conectividade

A conectividade consiste em usar tecnologias que fazem com que os setores, motoristas e clientes do negócio troquem dados automaticamente. Fazer com que os departamentos se comuniquem melhor evita que informações erradas sejam trocadas ou que elas cheguem atrasadas.

Além disso, quando se informa o status das entregas aos destinatários finais, eles sabem quando elas chegarão e se haverá atraso. A organização também poderá entrar em contato mais facilmente com o cliente para saber se ele estará no destino no horário de entrega, eliminando a necessidade de uma nova tentativa pelos entregadores.

São várias as estratégias que podem ser usadas para aumentar a produtividade da frota. De forma geral, percebe-se que elas visam a ampliar o controle do gestor sobre a frota, diminuir trabalhos manuais, aperfeiçoar a gestão dos recursos financeiros e eliminar filas em pedágios, o que é solucionado graças ao TAG de pedágio.

Quer reduzir ainda mais os seus gastos e riscos? Leia já o nosso conteúdo que lista as 7 melhores dicas para que você faça a manutenção da frota adequadamente!