Entenda aqui como fazer o rastreamento e monitoramento de frotas

Gerir uma frota, cumprir prazos e trabalhar pela segurança nas viagens pode ser um quebra-cabeça. Isso porque há muita coisa que foge do controle dos gestores e nem sempre é possível fazer um bom acompanhamento. Se você precisa de alternativas, o rastreamento e o monitoramento das frotas podem ser a solução.

Que tal descobrir como trazer essa ideia para a empresa? Decidimos listar alguns dos pontos mais importantes sobre o assunto, explicando como adotar o monitoramento de frotas, quais são os detalhes aos quais você não pode deixar de prestar atenção e algumas outras questões. Vamos lá?

Como funcionam o rastreamento e o monitoramento de frotas?

O rastreamento de frotas depende do uso de dispositivos sincronizados com softwares específicos. A ideia é monitorar a atividade da frota por meio de uma tecnologia de localização automática de veículos. No entanto, como isso é feito?

Na maior parte das vezes, os sistemas usam localização GPS ou GLONASS (dados de localização do satélite russo GNSS). Dependendo da qualidade do rastreamento, é possível obter muitos tipos de informação — como requisitos de manutenção, hábitos dos caminhoneiros e por aí vai.

Isso se baseia na ideia da “telemática”. O termo une “telecomunicação” e “informática”, fazendo menção à tecnologia usada para a comunicação a distância. A aplicação do conceito é o que permite o rastreamento e o monitoramento de frotas.

Como adotar o rastreamento e o monitoramento de frotas?

O rastreamento permite acompanhar o deslocamento dos veículos, cuidar do uso dos combustíveis e melhorar a segurança e ainda traz muitos outros benefícios. Confira como fazer isso ao longo dos próximos tópicos.

Contorne a resistência dos motoristas

A forma com a qual os gestores se comunicam com os motoristas é importantíssima na hora de trazer a ideia de monitoramento e rastreamento das frotas. Isso porque alguns profissionais podem se sentir vigiados e fazer oposição ao uso da telemática.

Aqui, o ponto principal é a clareza na comunicação. Procure deixar claros quais os pontos que estão sendo monitorados para evitar o senso de privacidade invadida nos motoristas, independentemente de monitorar o cinto de segurança, a velocidade ou o trajeto.

Por fim, procure separar um tempo específico apenas para falar exclusivamente com os profissionais. Pode parecer simples, mas a falta de foco prejudica a fala e esse é um ponto que passa despercebido por muitos gestores. É difícil se comunicar eficientemente ao fazer várias tarefas ao mesmo tempo.

Defina o que rastrear

Você não pode rastrear tudo. A maior parte das empresas conta com limitações — jurídicas ou do próprio hardware — sobre o que pode monitorar de seus motoristas. Entre os fatores que você pode considerar, estão as rotas, a poluição do veículo, as entradas e saídas, a velocidade, os comportamentos do profissional, o consumo de combustível e por aí vai. 

Uma métrica importante que o monitoramento ajuda a olhar mais de perto é o ROI. A sigla em inglês significa “Retorno Sobre Investimento” e diz respeito ao quanto a empresa ganhou ao apostar dinheiro em alguma decisão.

O que o monitoramento e o rastreamento de frotas têm a ver com o ROI? A resposta é simples. A métrica é calculada levantando a receita e subtraindo e dividindo pelos custos, certo? Então, a telemática permite que indicadores de gasto e consumo, como quilômetro por litro, sejam percebidos mais facilmente.

Gerencie os dados

Monitorar frotas traz à tona uma série de informações diferentes, concorda? Mas você já parou para pensar no que fazer com elas? Administrar ativamente dados telemáticos pode ser um desafio e os estudos sobre gerenciamento de dados surgem justamente para resolver esse tipo de problema.

O termo está ligado à ideia de coleta, de manutenção e de uso de informações para o melhor fim. Nesse meio, o dado é visto como um fator influente economicamente, impactando o rendimento das empresas — o que fez surgir o termo “capital de dados”.

O que isso tem a ver com a telemática? Você já vai entender. Na prática, o gerenciamento dos dados de rastreamento produz um efeito financeiro na empresa. Você se lembra do exemplo do ROI que citamos? Então, reflete exatamente isso.

Trabalhe com previsões de gastos

O quão sólido é o orçamento da sua frota? Pode parecer difícil gerir as finanças, mas você pode começar contabilizando as despesas do ano anterior em relação ao orçamento previsto. Assim, torna-se mais fácil analisar o custo de cada um dos itens.

Um ponto importante para ter em mente é que o orçamento é um processo e, na prática, nunca ficará completo. Isso porque o desenho dos gastos é para um futuro desconhecido. Aqui, não há uma definição precisa e o resultado sempre vai estar em mudança constante.

Quais são os itens que fazem parte da conta? A resposta varia. Em geral, você vai precisar se concentrar em alguns pontos, como depreciação, multas, despesa de combustível, manutenção dos veículos, despesas de acidentes, impostos para transporte de cargas, licenciamento e por aí vai.

Treine a sua equipe

A chegada de uma nova tecnologia sempre revela a necessidade de capacitação e contato com o conhecimento, não é? O treinamento é uma peça central na experiência dos profissionais e costuma diminuir a rotatividade e contribuir para construir uma cultura corporativa — deixando claro que os funcionários também são importantes.

Embora existam várias abordagens sobre a aprendizagem que podem ser usadas com a ideia de telemática e do rastreamento e monitoramento de frotas, o processo costuma ser resumido em poucos passos simples:

• experimentação concreta, em que a equipe entra em contato com a tecnologia;
• reflexão, em que há a tentativa de entender a telemática;
• conceitualização abstrata, em que há as conversas e a troca de informações;
• experimentação ativa, em que o contato com a tecnologia é feito novamente, de forma mais sofisticada com base no aprendizado.

O rastreamento e o monitoramento de frotas contribuem para a eficiência, a segurança, a performance dos veículos e o monitoramento de hábitos de cuidado e ainda reduz custos. Basta ficar de olho em determinados pontos, como o gerenciamento de dados e o processo de aprendizagem.

Para gerir bem a frota, é importante ter a mente aberta para as muitas formas de economizar tempo. Um exemplo é o dos TAGs de pedágio, responsáveis por agilizar as viagens e permitir que o motorista contorne as filas das cabines.

E você? Conhece alguma dica sobre rastreamento e monitoramento de frotas que não citamos? Então, não deixe de contar para a gente nos comentários!