Controle de ordem de serviços: 5 dicas para colocar em prática na gestão de frotas

Quem trabalha com a gestão de frotas há muito tempo sabe que manter o fluxo de trabalho organizado é uma tarefa complexa. Por isso, determinadas atividades, como o controle de ordem de serviços (OS), devem ser implementadas em qualquer empresa. Essa medida é um passo básico para otimizar receitas, ampliar a eficiência da cadeia operacional e minimizar os prejuízos.

No entanto, essa medida demanda um bom planejamento para ser executada. Se bem-feito, porém, esse processo pode gerar um grande ganho de competitividade para o negócio.

Se você quer saber mais sobre o tema e como o controle de ordens de serviços melhora o dia a dia de um negócio da área de logística, continue a leitura deste texto!

O que é uma ordem de serviço?

A ordem de serviço é um documento que lista uma atividade para a qual a empresa foi contratada. Ela deve ter todos os dados necessários para que qualquer membro da equipe possa executar as atividades da melhor forma possível. Assim, a companhia consegue manter a qualidade e a competitividade dos seus serviços sempre.

Por que é importante controlar as suas ordens de serviço?

No contexto das empresas de logística, o controle das ordens de serviço é um processo fundamental para que o negócio possa ter mais competitividade. Essa atividade permite que os profissionais tenham um fluxo de trabalho mais organizado e ágil. Além disso, reduz erros e problemas, como atrasos.

À medida que há um bom controle desse aspecto, o negócio passa a poder estruturar uma rotina com menos gargalos. Todos saberão o que deve ser feito, os prazos e as demandas. Como consequência, validar rotas, atender a questões urgentes e manter o consumidor satisfeito será muito mais simples.

Como montar um bom controle de ordem de serviço?

Ter um bom controle de ordem de serviço, como apontamos, é algo que demanda planejamento por parte da empresa. Mas, utilizando as ferramentas certas e adotando boas práticas de gestão, qualquer empreendimento pode manter o seu dia a dia bem organizado. Ao mesmo tempo, a organização terá dados para ampliar a qualidade das suas operações.

Confira, a seguir, algumas práticas que podem ser utilizadas.

1. Fique atento ao momento de geração das ordens

O instante em que as ordens de serviço são geradas é fundamental para o sucesso do seu processo de gerenciamento. Afinal de contas, se erros acontecem nessa etapa, toda a rotina da companhia é comprometida. Por isso, é essencial garantir que nenhum detalhe apresente problemas.

Uma boa forma de evitar que isso ocorra é com o apoio da tecnologia. Soluções de emissão e de controle de ordens de serviço automatizam atividades e evitam falhas. Tudo será feito a partir de padrões elevados de qualidade, mitigando as chances de uma OS ter que ser refeita.

2. Planeje as ações do processo de gestão das ordens com cuidado

O processo de emissão, verificação e controle das ordens de serviço pode envolver muitas pessoas. Portanto, um bom planejamento deve ser visto como um “parceiro” de qualquer empresa. A partir do momento em que ele é bem-feito, o negócio pode mitigar muitos problemas tradicionais relacionados a essa atividade.

Em outras palavras, é crucial que a empresa tenha uma documentação ordenada e com todos os detalhes sobre os mecanismos de controle, emissão e gestão das ordens de serviço. Isso facilitará o dia a dia da equipe e evitará erros — se os processos são bem organizados, alinhar as atividades será muito mais fácil e algo feito com muito mais segurança.

3. Treine a sua equipe

O treinamento da equipe é algo que deve ser feito assim que a política de controle das ordens de serviço estiver estruturada. Ele garante aos times um nível máximo de alinhamento em relação ao modo como as atividades devem ser executadas. Ou seja, evita inconsistências no trabalho diário.

No caso do processo de emissão de ordens de serviço, ter um time bem alinhado evita que falhas aconteçam, como é o caso da inserção inadequada de dados. Dessa maneira, as chances de toda a empresa trabalhar corretamente aumentam rapidamente.

4. Defina os prazos considerando o perfil da sua operação

Sempre que uma ordem de serviço é emitida, a empresa deve definir o seu prazo de execução. Mas, se isso for feito de modo inadequado, o negócio correrá um grave risco: dar ao cliente a garantia de que o seu produto será entregue em um prazo menor do que o real.

Por isso, é importante que os prazos das ordens de serviço sejam definidos corretamente. Isso deve ser feito tendo em mente o perfil das operações e da estrutura operacional da sua companhia. Dessa maneira, o negócio evita atrasos e garante que sempre terá um planejamento capaz de manter-se com uma carga de trabalho adequada.

5. Monitore os dados em busca de possibilidades de melhorias

Uma vez que a política de controle estiver estabelecida, a empresa deve iniciar a busca por possíveis melhorias. Essas ajudarão o negócio a manter um bom nível de performance operacional. Ao mesmo tempo, a medida ampliará a habilidade de os processos passarem por melhorias contínuas.

O monitoramento deve se apoiar em indicadores e métricas de desempenho. O trabalho precisa ser contínuo, mitigando erros e identificando o que pode ser replicado. Assim, o negócio conseguirá aproveitar os dados de modo estratégico e terá uma rotina de gestão de alto funcionamento.

Uma empresa de logística enfrenta vários desafios no seu dia a dia. Manter os seus fluxos de trabalho funcionais e em elevado rendimento é um dos maiores. Afinal de contas, isso envolve assegurar que todas as equipes tenham uma rotina bem organizada e livre de erros.

Nesse sentido, ter um bom controle de ordem de serviços é fundamental. Se o negócio monta essa atividade com cuidado, torna-se mais fácil evitar deslizes e atrasos. Assim, a sua marca se destacará pela habilidade de cumprir prazos e terá uma alta performance sempre.

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