Como agilizar o faturamento de fretes? Confira!

O faturamento de fretes passa pela emissão do CTe, o documento digital relacionado às atividades de transporte. Os valores são conferidos e analisados. Quando todos os valores de prestação de serviços de uma empresa são somados em um certo período, isso é chamado de “faturamento”. 

Uma cabeleira calcula quanto faturou ao somar os valores que recebeu dos clientes. Já o frete, funciona como o aluguel do meio de transporte para levar produtos. Aqui no Brasil, também se usa o termo na forma do verbo “fretar”. 

A ideia do texto é explicar como agilizar o faturamento de fretes e mostrar se a hipótese de automatização da emissão de CTe faz sentido para sua frota. Nos acompanharia nesta leitura?

O que é faturamento de frete?

O faturamento de frete é a soma de todos os valores que a empresa recebeu pelo serviço de frete. Envolve a seleção dos CTes dos clientes, a soma dos valores revelados nos documentos e a conferência dos cálculos. 

Os valores de frete dependem de algumas variáveis, já que é preciso cobrir os custos de operação e ainda conseguir lucro. Entram na conta a distância entre coleta e destino, a forma de transporte, o volume da mercadoria e vários outros fatores. 

No “frete peso”, por exemplo, o preço se relaciona com o peso do produto. Já o “frete valor”, tem como base o valor na nota fiscal. Nesse segundo caso, a cobrança vem do maior nível de cuidado em cargas valiosas. Algumas mercadorias ainda exigem escolta, incluída no valor. 

O que é o CTe?

O CTe é o documento usado para comprovar o serviço de frete. Funciona de forma similar à nota fiscal, sendo disponibilizado em XML — uma linguagem de marcação feita para salvar e transmitir dados.

Sua segurança jurídica depende de um certificado digital. Isso minimiza as chances de falsificação. A razão pela qual o CTe foi criado é a digitalização da comprovação e a substituição de documentos antigos. 

Por exemplo, Conhecimento Aéreo, Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, Nota Fiscal de Serviço de Transporte e por aí vai. Por isso, trouxe agilidade fiscal e contábil. Todas as cargas que circulam no país precisam de CTe. 

Como agilizar o faturamento de fretes na sua transportadora?

A forma mais comum de agilizar o faturamento de fretes é por meio da automatização. Existem vários softwares na internet disponíveis para automatização da emissão de documentos fiscais. 

Geralmente, são disponibilizados na forma de serviços. Ainda assim, vale conferir se a ideia faz sentido para você. A automatização costuma trazer produtividade, previsibilidade, agilidade, precisão e ainda aliviar os profissionais do trabalho repetitivo. 

Mas também tem suas desvantagens. Isso inclui custos iniciais mais altos, pouca margem para adaptabilidade humana e maior vulnerabilidade a problemas técnicos — já que mais processos passam a depender de softwares. Por isso, procure por tudo na ponta do lápis antes de fazer a escolha. 

Quais erros evitar?

O faturamento de fretes exige alguns cuidados, principalmente ligados à emissão do CTe. Espaços em branco e dados errados invalidam o documento e sua versão auxiliar, o “DACTe”. Para o CTe ser validado, é preciso uma validação chamada “leiaute do CTe”. 

Nem sempre os prestadores de serviços têm os dados do motorista, município e veículo, o que faz com que erros sejam comuns. Outro foco de atenção é a parte matemática. Erros de cálculo em campos de tributação podem gerar alguns problemas. 

Vale ter em mente que a emissão do documento depende de uma assinatura digital válida. Normalmente, o certificado vem na forma de uma instalação para desktop. Por fim, a numeração exige atenção.

Como é a tributação?

O transporte de cargas costuma envolver algumas tributações diferentes. Por exemplo, CSLL, PIS, COFINS, IRPJ, ICMS e ISS. Outro que exige atenção é o IPVA da frota, cujo cálculo envolve a quantidade de veículos, o ano e as informações da tabela FIPE. 

Prestar atenção na tributação conta para evitar o pagamento de multas. A lei brasileira não é das mais simples e tem suas modificações. O regime tributário também merece ser estudado. 

Isso acontece porque a tributação do Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real varia. Essas informações são importantes para elaborar um bom planejamento tributário e evitar pagar mais do que o necessário.

Quais são as outras possibilidades de automatização?

A frota pode se beneficiar dos adesivos de pedágio, um dispositivo aderente que permite o pagamento automático de pedágio. Você pode colocar créditos que são consumidos ao longo das viagens, ou optar por planos pós-pagos. 

Seu funcionamento é simples. Basta se aproximar da faixa sinalizada para pagamento automático e a cancela abre automaticamente. Todo processo funciona de forma digital, usando tecnologia de radiofrequência. 

Os gestores se beneficiam pelo fato de as viagens serem mais curtas, já que se torna possível driblar as filas de pedágio. Esses dispositivos são chamados de “Tags”. Os pagamentos eletrônicos ainda se destacam por sua rastreabilidade.

Quando apostar em uma renovação?

A renovação de frotas é a troca dos veículos que participam do transporte da empresa. O custo dessa operação não é barato, o que faz com que os gestores de frota ponderem antes de tomar a decisão.

Por isso, existem alguns fatores nos quais você pode prestar atenção. Um sinal é a quantidade de manutenção que o veículo passa a exigir. Caminhões tendem a se desgastar ao longo do tempo e, por isso, dão mais custos.

O custo de oportunidade também aparece na conta, simbolizado pelo prejuízo com a indisponibilidade de frota. Os veículos antigos também costumam consumir mais combustível do que os modernos. Procure conferir se o caminhão custa mais do que vale para permanecer operando.

O faturamento de fretes passa pela soma dos valores envolvidos na prestação do frete, assim como na separação dos documentos fiscais. Para os que querem apostar na organização digital do transporte de cargas, a automatização é sempre uma opção. 

Mas a gestão de frotas também tem outras atribuições, sendo responsável por supervisionar a performance e a manutenção da frota. Isso também inclui administração do consumo de combustível, gerenciamento de motoristas, planejamento de rotas e diminuição de prejuízos. 

Os gestores ainda enfrentam desafios como segurança dos motoristas, retenção de talentos e rastreamento. Por fim, a conformidade legal sempre aparece entre os pontos de atenção. Como você faz o faturamento de fretes? Compartilhe nos comentários!