5 dicas para criar uma política de frota da melhor maneira possível

A política de frota é um regulamento interno que tem como principal objetivo padronizar os processos que envolvem todo o serviço de transporte. A ideia é ter um modelo operacional que todos os colaboradores sigam, o que ajuda a delimitar as funções e a gerenciar todos os gastos, os riscos, as adversidades e os demais fatores que envolvem o seu empreendimento.

O intuito é garantir que todos seguirão um fluxo de trabalho único, previsível e mensurável, para que, ao longo do tempo, seja possível criar modificações e melhoras na maneira de trabalho a fim de colher melhores resultados ou de conseguir resistir às crises que podem acontecer ao longo do ano.

Abaixo, falaremos sobre cinco dicas essenciais que podem transformar o seu negócio e a sua visão sobre a frota de veículos da sua companhia. Gostou da ideia? Continue a sua leitura até o final!

1. Determine o fluxo de gestão

O fluxo de gestão — ou de trabalho — é o processo interno que organiza e delimita quais são as ações que devem ser realizadas. Normalmente, as companhias separam essas funções em diferentes departamentos e, em seguida, criam as específicas e intransferíveis para cada um desses grupos de pessoas.

Do ponto de vista prático, isso significa que uma pessoa que recebe um pedido (ou faz uma venda de um produto ou serviço) deve passar essa demanda para outro setor responsável — como um almoxarifado.

A partir desse setor, devem ser estipuladas quais são as próximas ações para que o produto seja entregue ou transportado. Logicamente, tudo isso depende da companhia, do seu número de funcionários e até mesmo do seu modelo de negócios.

Entretanto, a ideia que queremos passar é que, para gerir uma frota de maior porte, é imprescindível ter esse fluxo bem estabelecido. Todos devem saber o que fazer e transferir as suas determinadas funções de maneira imediata e com total conhecimento das suas atribuições.

Isso facilita a organização das demandas da sua empresa e também faz com que todos saibam o que fazer durante a jornada de trabalho. É imprescindível começar pelo fluxo de gestão antes de partir para outras ideias mais complexas.

2. Conheça bem a frota

Agora que o fluxo de gestão está bem desenvolvido e funcionando de maneira eficiente, chegou o momento de conhecer a frota de perto. É muito importante identificar qual é o número de veículos, qual é o consumo de cada um deles, qual é a carga máxima que eles conseguem transportar e qual é o prazo médio de uma entrega para as regiões mais requisitadas.

Tudo isso faz com que seja mais fácil estipular gastos e demais variáveis que envolvam a gestão de uma frota de veículos. Depois que há uma média de quilometragem (por mês ou semana), preveja alguns dos custos inerentes ao transporte.

Com alguns cálculos, dá para fazer uma previsão razoável sobre a periodicidade das manutenções preventivas, o gasto com pedágios e com combustível e o custo adicional com os motoristas, dentre todas as outras particularidades que envolvem o trabalho.

Por fim, é importante mencionar que conhecer os condutores é tão fundamental quanto conhecer os veículos — saiba quais são aqueles que entregam no prazo e apresentam uma boa produtividade. Esses são os que conseguirão suprir as suas demandas emergenciais ou realizar alguns trabalhos que são mais desafiadores, portanto, conte com a sua equipe.

3. Defina as funções e as responsabilidades de cada colaborador

Uma frota exige bem mais do que alguns motoristas para realizar as atividades. É preciso ter todo um trabalho de logística para saber o que vai ser entregue e quando. Apesar de a premissa parecer simples, a depender do produto e do trajeto, existem inúmeras variáveis que devem ser levadas em consideração para um bom planejamento de prazo.

Por isso, defina as funções e as responsabilidades de acordo com cada setor da sua empresa. Note que o trabalho do motorista é completamente operacional. Ele deve se preocupar somente com a direção, com as particularidades da pista e com a integridade da carga — o que já é um trabalho enorme.

Outros profissionais devem ser capazes de cuidar dos recursos humanos e de todo o gerenciamento de custos desses transportes. A ideia é que cada um exerça uma espécie de suporte para cada função, a ponto de que nenhum fique sobrecarregado ou tenha um rendimento abaixo do esperado.

Quando todos os colaboradores trabalham em conjunto, de maneira produtiva, a companhia consegue ter estabilidade e a capacidade de entrega de resultados é cada vez maior, o que resulta na previsibilidade de uma futura expansão e de uma contabilização do seu faturamento.

4. Crie um cronograma eficiente

Um cronograma é a melhor forma de manter a produtividade de todos os setores da sua empresa. A princípio, toda a etapa do seu fluxo de gestão deve ter algum tipo de prazo atrelado, desde o pessoal da venda ou do marketing (do produto ou serviço) até o pessoal que efetivamente faz a entrega com os caminhões.

Sem prazos, os pedidos ficam atrasados e, na maior parte das vezes, tornam-se uma pilha de tarefas que nunca são completadas. Esse acúmulo sobrecarrega todos os encarregados e, em curto e médio prazos, é possível haver problemas com os clientes e com a reputação da companhia.

Por isso, leve a sério o seu fluxo de gestão e não deixe de estipular funções claras, objetivas, com prazos bem estabelecidos (e realistas) para todos que estão trabalhando. Isso facilita o andamento do seu negócio e é uma das boas práticas da administração. Vale lembrar que, hoje, é possível contar com a tecnologia para facilitar esse trabalho.

5. Invista em tecnologia e na transparência

Toda empresa atual deve estar envolvida com a tecnologia. Atualmente, existem inúmeros softwares que auxiliam no fluxo de gestão. Um departamento inteiro pode ter acesso às principais tarefas e, em seguida, encaminhar os pedidos para as demais etapas que envolvem a realização do trabalho.

Além disso, caminhões e veículos também contam com softwares especializados que fazem o rastreamento da entrega e do comportamento do motorista. Todas essas particularidades podem ser colocadas em prática com um custo relativamente baixo e, por isso, é essencial contar com essas ferramentas para conseguir entender e aperfeiçoar o fluxo de trabalho ao longo do tempo.

Com todos os dados devidamente mensuráveis, fica mais fácil tomar decisões e, principalmente, realizar investimentos ou cortes de gastos que sejam compatíveis com o que é feito. Vale mencionar que tudo isso deve ser realizado com transparência e com aviso prévio.

Todos os envolvidos devem saber e entender as mudanças que, de certa forma, servem para facilitar e garantir a sobrevivência da companhia, que pode ou não estar passando por uma crise, como é o caso atual da maioria das organizações corporativas.

Seguindo todas essas dicas, temos certeza de que você conseguirá criar uma política de frota funcional para o seu negócio. Vale ressaltar que todo esse processo exige muito trabalho, experiência no ramo e, principalmente, cautela no momento da aplicação. Na dúvida, para evitar deslizes, opte por consultorias para conseguir sanar os seus questionamentos e apostar em modelos que já são eficientes.

Gostou do conteúdo? Leia a nossa outra postagem sobre como controlar a frota de veículos — você não se arrependerá!