Gestão de riscos na frota: guia completo para colocar em prática

Manutenção, controle de multas, retorno financeiro. São várias as preocupações dos gestores, não é? A gestão de riscos na frota também pesa e tem um papel importante ao identificar, entre outras coisas, as ameaças aos ganhos e ao capital da empresa.

Este guia serve justamente para isso. Se você lida com gestão de frota há algum tempo, certamente já se deparou com algumas das principais ameaças e o texto foi pensado com base nisso. Boa leitura!

1. Como funciona a gestão de riscos na frota?

Gestão de riscos é um termo que talvez você não ouça com frequência. Costuma ser mais voltado ao mundo corporativo e representa a identificação, avaliação e controle das ameaças. Isso inclui os tipos mais variados.

Aqui, entram indecisão financeira, responsabilidades legais, erros de gerenciamento estratégico, desastres naturais, acidentes e por aí vai. A gestão de riscos na frota é a união desses conceitos com as práticas de administração que você provavelmente já implementa na sua rotina.

Para isso, os gestores elaboram um projeto de gerenciamento que leva em conta os riscos físicos e legais. A ideia é usar de base para construir um programa de segurança de frotas pensado justamente em reduzir as ameaças.

2. Qual a sua importância?

Os planos de gestão de risco levam em conta vários fatores e eventos antes que ocorram. Ainda que seja uma tarefa difícil, o objetivo é bem simples — fazer com que uma empresa possa aumentar as chances de salvar seu dinheiro e proteger seu futuro.

Um planejamento robusto ajuda a evitar ameaças potenciais, cria um ambiente de trabalho mais seguro, aumenta a estabilidade das operações de negócio e promove proteção para a empresa e para o meio ambiente.

No controle de gestão de frota, há um foco maior em pontos como segurança do motorista, manutenção e adequação às leis. Em alguns casos, há a participação de seguradoras na elaboração do planejamento

3. Quais são os principais riscos?

Uma gestão de frota eficaz costuma exigir uma boa dose de conhecimento em logística, negociação de contratos, operações de frota, manutenção e sistemas de gerenciamento. A razão é o surgimento de alguns riscos, como você vai ver.

Roubo de cargas

Embora esteja em queda nos últimos anos, o roubo de carga ainda representa mais de 500 ocorrências por semestre. Os alvos variam e incluem combustíveis, farmacêuticos, bebidas, alimentos e cigarros.

Aqui, a gestão de riscos na frota pode considerar o uso de tecnologias para rastrear e bloquear veículos. A instalação de câmeras de segurança nos caminhões também pode ser levada em conta.

Não só isso — práticas simples como evitar falar com desconhecidos sobre cargas e valores podem ser úteis. Negar carona para estranhos também é um ponto que costuma ser explorado na hora de prevenir roubos. 

Falta de manutenção

Você já parou para pensar em como fazer a manutenção de frota corretamente? A frustração de lidar com veículos quebrados na estrada é comum e essa é justamente uma das ameaças que a gestão de riscos na frota tenta contornar.

Corretiva, preditiva e preventiva estão entre as principais categorias de manutenção. A primeira costuma ser a mais cara, feita assim que o problema aparece. É o tipo mais comum. A segunda é feita assim que o motorista repara em algo que pode se tornar um problema.

Isso inclui, por exemplo, ruídos estranhos no caminhão. A terceira, por sua vez, é feita com base em um calendário definido antecipadamente. A ideia é evitar que os problemas surjam e exijam gastos altos.

Multas

Ainda que os caminhões tenham condições de trafegar de forma segura, isso não garante que os motoristas também tenham. A razão é a possibilidade de cometer infrações de trânsito. Além dos gastos, o condutor pode perder a carteira.

As multas variam. Por exemplo, as multas por excesso de velocidade são apontadas com frequência como as mais cometidas pelos brasileiros, chegando às 13 milhões. Dirigir sem cinto de segurança é outra infração comum e é especialmente perigosa em relação aos caminhoneiros.

Assim como avançar no sinal vermelho, um dos comportamentos provocadores de acidentes. Os valores das multas são salgados e, em alguns casos, há a apreensão do veículo. Aqui, os riscos também afetam os outros motoristas que trafegam na rodovia.

Segurança dos motoristas

Sabe as multas que citamos? Então, a preocupação não é unicamente com valores e apreensões. Cada infração representa um problema para a gestão de riscos na frota e a segurança do motorista é a principal.

Uma das questões que você pode precisar gerenciar é a distração no volante. Aqui, a tecnologia também pode dar uma força. Existem sistemas capazes de detectar e advertir os motoristas nos momentos de distração, sonolência ou direção imprudente.

Sistemas de monitoramento também podem trazer outras informações importantes e ajudam os motoristas a colocar em prática hábitos de direção segura, além de reduzir ainda mais as chances de problemas na estrada.

Flutuações nos preços de combustível

Quais indicadores você costuma usar para avaliar seus gastos? Na gestão de riscos da frota, o combustível por quilômetro rodado é uma das métricas mais importantes e faz uma boa diferença na precificação dos serviços.

Parece simples? Ainda há um problema. O custo costuma ser muito instável e a razão é a flutuação nos preços de combustível. Isso impacta no custo final e você pode precisar ajustar o preço de consumo.

Como contornar isso? Uma das respostas está na escolha dos veículos. Ainda que possa contar com preços um pouco maiores, caminhões econômicos costumam ajudar a diminuir o efeito que a volatilidade que o preço de combustível provoca nos preços finais.

Equipes geograficamente dispersas

As operações das empresas que gerenciam frotas comerciais costumam cruzar as fronteiras dos seus estados, trazendo uma boa dose de trabalho para rastrear os motoristas e se comunicar remotamente.

E se você quiser saber a localização em tempo real? Nesse caso, pode se preparar para gastar ainda mais tempo. A razão é o fato de que os aplicativos nem sempre são bem desenvolvidos, exigindo um trabalho constante de rolar e dar zoom.

Para driblar o problema, a indústria de transporte tem pensado em soluções cada vez mais modernas, com tecnologia de mapeamento avançado e interface intuitiva para facilitar o monitoramento de frota.

Altos custos

Você já parou para pensar em como otimizar sua base de custos? Algumas das práticas que citamos sobre gestão de riscos na frota podem ajudar. Ainda assim, o mais importante é buscar alternativas competitivas e escolher as melhores opções de frotas.

Os desafios que você provavelmente vai precisar prestar atenção para reduzir custos são variados, como reembolso de motoristas, compartilhamento de recursos, manutenção e custos de ciclo de vida dos veículos.

Ainda que você possa mitigar alguns desses gastos, boa parte dos fatores estão fora do seu controle. Por isso, orçar e prever valores pode ser uma tarefa complicada na gestão de riscos na frota.

4. Como diminuir esses riscos?

Sempre que uma empresa lida com um risco não antecipado, os eventos prejudiciais podem custar desde o dinheiro da empresa até seu fechamento permanente. Existem algumas práticas que podem ajudar a diminuir os riscos, como você vai ver.

Siga um planejamento em etapas

Embora não exista uma receita para produzir um planejamento de gestão de riscos na frota, há algumas etapas que costumam aparecer com mais frequência e a primeira é estabelecer contexto.

Essa é a fase que origina o resto do processo e você vai precisar definir os critérios de avaliação e a estrutura de análise. Em seguida, há a identificação — a empresa define um risco potencial que pode ter efeito negativo, por exemplo, na gestão de frotas.

Após a identificação, acontece a análise. O objetivo é entender cada instância específica do risco, assim como sua influência nos projetos da empresa. Por fim, há a mitigação, o monitoramento e a comunicação.

Escolha uma abordagem eficiente

Vamos supor que você identificou as ameaças específicas da empresa e já implementou um processo de gerenciamento de risco. Qual é o próximo passo? Na prática, escolher uma abordagem eficiente. A primeira é a evitação. Ela serve para os casos em que o risco não pode ser eliminado. 

Por exemplo, não percorrer uma determinada estrada em que há um alto índice de roubos de carga. A redução também é uma abordagem válida e surge quando você é capaz de diminuir os danos de um determinado risco com, por exemplo, ajustes no planejamento do projeto ou redução nas metas.

Ainda há o compartilhamento e a contenção do risco. No primeiro caso, o risco não é evitado, mas as consequências são compartilhadas, distribuindo seus efeitos. Já o segundo, conta com a contenção de um certo nível de risco. Isso é útil para os casos em que o lucro antecipado supera os custos do risco potencial.

Observe as limitações

Mesmo que a gestão de riscos na frota seja extremamente positiva, isso não significa dizer que não existem limitações. O uso de dados em decisões pode gerar resultados pobres se você usar indicadores simples para refletir realidades muito mais complexas. 

O problema é que o uso massivo de tecnologia para criar modelos e simulações exigiria profissionais altamente treinados e o recolhimento de grandes amostras de dados, o que provavelmente sairia caro.

Outras limitações da gestão de risco costumam afetar a forma que os gestores de frota percebem os problemas. Isso inclui, por exemplo, um falso senso de estabilidade e uma ilusão de controle.

5. Quais erros evitar?

Se existem inúmeras maneiras de evitar e gerir riscos, é de se esperar que também existam inúmeras maneiras de cometer erros, certo? Você pode conhecer algumas delas ao longo dos próximos tópicos.

Não contar com um especialista em gerenciamento de risco

Gestão de frotas costuma exigir contato com pessoas que entendam a natureza de enfrentar um problema de transporte de frotas e saibam o que fazer em seguida — é justamente isso que os especialistas em gestão de risco fazem.

Geralmente, são os responsáveis por ajudar a manter as empresas em pé e cuidar do lucro. Normalmente, também são gestores financeiros e usam seu treinamento, habilidades e experiência para identificar os riscos que podem resultar em menor fluxo de caixa.

Os especialistas ainda implementam planos e estratégias para minimizar as perdas. Lembra das abordagens sobre riscos que citamos nos tópicos anteriores? Então, esse é o profissional que ajuda a fazer a implementação. Em pequenos negócios, essa responsabilidade costuma ser atribuída ao próprio gestor de frotas.

Má verificação das credenciais do motorista

Você avalia frequentemente as credenciais dos motoristas, especialmente os novos? A resposta para essa pergunta é importante. Isso porque o ideal é avaliar as condições do condutor de dirigir bem o veículo com certa regularidade.

Isso não inclui apenas a carteira de motorista. Uma avaliação dos profissionais costuma levar em conta pelo menos três áreas: documentação, treinamento e saúde. Aqui, você pode observar a condição oftalmológica do motorista, se há medicamentos prescritos e até problemas mais sérios.

Vale investigar as infrações de trânsito. Contratar profissionais com histórico de direção perigosa ou multas recorrentes por dirigir alcoolizado, por exemplo, pode ser uma grande dor de cabeça.

6. Como a tecnologia pode ajudar?

Ao longo do texto, citamos algumas ideias tecnológicas e não por acaso. Ferramentas de GPS e geofencing ajudam a marcar a localização dos motoristas e traçar um perímetro na área de entrega.

As utilidades não param por aí. Geralmente, o uso da tecnologia na gestão de riscos na frota é acompanhada pela redução de infrações por alta velocidade, aumento da direção responsável e diminuição da ociosidade.

A gestão de riscos na frota une os conhecimentos do mundo corporativo às demandas do cotidiano dos gestores, ajudando a reduzir as ameaças aos motoristas e ao capital da empresa. Para isso, há uma série de estratégias e abordagens que podem fazer a diferença.

Tenha em mente que os riscos também podem vir de fontes jurídicas, como o não pagamento dos impostos para transporte de carga. Por isso, vale ficar de olho em cobranças como ISSQN, COFINS, ICMS, PIS e por aí vai.

O que acha de fazer com que as pessoas aprendam mais sobre gestão de riscos na frota e conheçam as dicas do texto? Então, não deixe de compartilhar o post nas redes sociais!