O que é o rastreador de veículos, como ele funciona e como utilizá-lo?

O rastreador de veículos é uma ferramenta indispensável para toda empresa que trabalha com gestão de frotas. E, muito além de exercer a função que primeiro vem à mente, que é localizar um veículo, quando bem utilizado, o dispositivo ajuda a reduzir os custos com a logística e aumentar a segurança dos condutores e do patrimônio da organização.

Como assim, patrimônio? Entenda que, além de ser possível proteger a carga em casos de roubos e prevenir prejuízos naquele momento, o rastreador também oferece mais segurança à companhia para tomar decisões mais corretas e efetivas em relação ao seu quadro de funcionários, evitando, inclusive, processos trabalhistas. Você sabia disso?

Tem curiosidade de entender melhor sobre o que estamos falando e saber como um bom sistema de rastreamento e monitoramento — inclusive, a diferença entre eles — pode melhorar muito a sua gestão de transportes? Continue a leitura e fique por dentro.

O que é o rastreador veicular?

O rastreador veicular é um dispositivo instalado nos veículos para controlar a distância e saber a sua localização em tempo real. Entenda que, de maneira geral, existem dois tipos de rastreamento de veículos: 

1. um que é focado em roubo e furtos de automóveis, muito utilizado pelas seguradoras para localizar os carros de usuários comuns;
2. o outro consiste em um sistema de rastreamento veicular, que é focado em soluções para empresas que trabalham com gestão de frota.

Então, se você tem um veículo particular, já deve ter uma noção sobre a funcionalidade do rastreador, que é instalado no carro, muitas vezes, por meio da contratação de um seguro de automóvel. Esse tipo de rastreamento é importante para que, basicamente, o motorista localize seu carro sempre que necessário. Para isso, basta acionar a seguradora.

Porém, nosso foco principal aqui é tratar do funcionamento e das vantagens do rastreador veicular para empresas que trabalham com frotas, a exemplo das transportadoras. O principal objetivo de investir no rastreamento, nesse caso, é impulsionar e otimizar as atividades de um gestor de frotas.

Como o rastreador veicular funciona?

Do ponto de vista de estrutura física, o rastreador é o mesmo dispositivo para veículos de pessoas físicas e jurídicas: um aparelho localizado no carro, de forma estratégica, cujo monitoramento é feito pela internet, utilizando um celular ou computador, por exemplo.

De maneira geral, o sistema de rastreamento é composto por quatro partes: 

1. o automóvel (e no caso das empresas podem ser mais de um veículo, ou seja, a frota);
2. o rastreador, que é o próprio dispositivo que fica instalado no veículo;
3. as antenas, que recebem sinal via satélite;
4. o sistema propriamente dito, que é a peça principal e que traduz, o “comportamento” e as condições do veículo com informações importantes tais como a rota traçada, a localização em tempo real, entre outros.

Para entender um pouco melhor sobre a estrutura do rastreador, informação relevante para gerir a frota com eficiência, saiba que ele conta duas espécies de antenas, sendo uma antena GPS — aquela que recebe o sinal de localização via satélite e que, por sua vez, se comunica com vários satélites ao mesmo tempo —, e a antena GSM.

Se ler GSM o lembrou operadoras de celular, saiba que é essa referência mesmo que queremos trazer. A sigla para Global System for Mobile Communication, significa Sistema Global para Comunicação Móvel, em português. 

Assim, a antena GPS se comunica com a GSM, que é o sinal utilizado pelas operadoras de telefonia móvel, e fornece as informações que precisamos para monitorar o veículo. 

Em outras palavras, o rastreador se comunica com a antena GPS, recebe as informações e, a partir disso, essas mesmas informações são enviadas para a internet (pelo GSM, via nuvem) e toda essa base de dados pode ser acessada pelo usuário de onde ele estiver.

Resumidamente, é assim que funciona o sistema que constitui o rastreador de veículos. No entanto, rastrear um automóvel não é sinônimo de monitorá-lo e é aí que entra o papel do gestor. Inclusive, não entender as diferenciações é um dos principais erros na gestão de frotas. 

Certamente, essa falha você não quer cometer, pois um monitoramento bem-feito identifica vários gargalos na logística, no processo de transportes e ajuda a entender indicadores fundamentais para melhorar a performance do negócio. Por isso, continue a leitura e entenda as diferenças entre esses processos.

Quais as diferenças entre rastreamento e monitoramento?

Rastrear é ter acesso à localização exata do veículo, ou seja, investigar onde ele está. O rastreamento consiste na atividade de procurar o ponto exato do automóvel geograficamente a partir da utilização de dispositivos sincronizados — e você conferiu acima como se dá essa sincronia de informações.

Já o monitoramento vai muito além, é a gestão a partir dos dados recebidos pelo rastreamento. Essa é uma atividade que permite saber, por exemplo, por onde o veículo passou (rastreio), por quanto tempo permaneceu ali, se houve desvio da rota traçada previamente, por qual motivo houve essa alteração, entre outros aspectos.

Além de saber a localização exata dos veículos da frota, ao realizar o monitoramento, o gestor tem acesso à velocidade na qual o condutor está e a quilometragem percorrida pelo veículo.

Também identifica se os motoristas estão fazendo mais pausas do que é previsto e se estão estendendo ou reduzindo a jornada de trabalho por conta própria, entre outras atividades que evidenciam o bom ou mau comportamento dos profissionais. 

Por que investir no rastreamento e monitoramento dos veículos da frota?

São muitas as vantagens percebidas pelas empresas que entendem a relevância desse serviço. Entre elas, destacamos as listadas abaixo.

Reduz os custos com a frota

Ao monitorar sua equipe pelas estradas você passa a entender o comportamento dos motoristas e pode treiná-los para evitar e corrigir problemas. É possível, por exemplo, reduzir o consumo de combustível da frota ao perceber, pelo sistema, que os condutores estão acelerando mais do que o recomendado.

Outra redução significativa e diretamente relacionada a isso está ligada ao controle de multas. Ao perceber que os colaboradores estão ultrapassando veículos de maneira ilegal, furando sinais e desrespeitando placas de sinalização, é possível tomar as medidas necessárias em relação ao mau comportamento.

Otimiza o processo e o tempo de transporte

Imagine que um motorista esteja utilizando o veículo da empresa com frequência para resolver questões particulares e, com isso, atrasando todo o fluxo de entrega dos clientes e prejudicando a logística da transportadora.

Sem um monitoramento eficiente dos condutores é mais difícil detectar esse tipo de desvio de conduta, certo? A partir da identificação desse tipo de comportamento — e de tudo o que acontece na frota —, o gestor poderá educar os motoristas adequadamente e melhorar o fluxo do serviço de maneira geral. 

Aumenta a produtividade da empresa

Tenha em mente que se os motoristas são bem treinados, repreendidos quanto às más condutas e educados a agirem de acordo com as diretrizes da organização, eles tendem a produzir e entregar muito mais, pois desempenharão as atividades de maneira correta e focada nas necessidades da empresa.

Como usar o rastreador veicular?

Na prática, a instalação de um rastreador de veículos é simples e o manual de instalação é enviado pela empresa com a qual você adquiriu o serviço. No entanto, o indicado é que seja feita por um profissional especializado, como um eletricista de confiança ou na sua oficina de preferência. O serviço é rápido, feito em apenas alguns minutos.

Esclarecida a instalação e utilização da parte técnica, é importante entender a importância de utilizar a ferramenta para gerir a sua frota estrategicamente. Saiba, inclusive, que o rastreamento de veículos é permitido pela Lei 13.103, conhecida como a Lei do Motorista. Veja um trecho das orientações:

“§ 14. O empregado é responsável pela guarda, preservação e exatidão das informações contidas nas anotações em diário de bordo, papeleta ou ficha de trabalho externo, ou no registrador instantâneo inalterável de velocidade e tempo, ou nos rastreadores ou sistemas e meios eletrônicos, instalados nos veículos, normatizados pelo Contran, até que o veículo seja entregue à empresa.”

Tendo isso em mente, com o auxílio do rastreador e do monitoramento, você pode:

• controlar a jornada de trabalho dos motoristas e ter insumos para evitar causas trabalhistas;
• avaliar e ter controle do consumo de combustível dos veículos;
• investir em ações de conscientização sobre boas práticas e direção defensiva;
• emitir relatórios de produtividade dos motoristas da frota;
• calcular o tempo necessário para transportar mercadorias de um ponto a outro;
• estipular a periodicidade necessária para fazer a manutenção preventiva dos carros;
• planejar rotas de maneira eficiente e visando a otimização de tempo e de recursos;
• identificar obstáculos existentes pelo caminho, como acidentes e pedágios;
• escolher o que é realmente relevante de ser rastreado pela organização;
• ter informações e dados na palma da mão e de maneira instantânea, para elaborar planos de ação e tomar decisões estratégicas junto à alta gerência da empresa.

Como escolher o melhor rastreador veicular

Ao compreender o quanto é importante investir no rastreador veicular e em um bom monitoramento, você pode estar se perguntando qual é o melhor ou como escolher um sistema de rastreador eficiente. Abaixo temos algumas dicas do que deve ser priorizado na sua avaliação.

Veja se a empresa fornece relatórios com as informações que você precisa

Não adianta investir, por exemplo, em um sistema muito sofisticado se ele não fornece relatórios que contenham as informações fundamentais para o seu dia a dia. Se você precisa saber se seu motorista está trafegando com mais pessoas no veículo e o sistema não lhe traz essa informação, já é um ponto negativo.  

Avalie se a atualização tem a frequência necessária

De quanto em quanto tempo você precisa que o rastreador atualize e envie as informações para a sua empresa? Existem softwares que atualizam a cada dois minutos, outros, a cada 15 segundos. O que é mais relevante para as suas atividades e que atenderá o que você precisa?

Prefira sistemas que sejam transparentes com o usuário

O sistema deve oferecer informações reais e confiáveis ao cliente. Imagine que o motorista entre em uma área de sombra — região onde há ausência de sinal, como montanhas e barreiras físicas causadas por prédios muito altos — e o rastreador informe apenas a última localização desse veículo.

O ideal é que a plataforma apresente a informação fidedigna daquele momento, que é a ausência de sinal e falta de comunicação temporária. Isso é importante porque passa credibilidade ao cliente, pois ele entende que, nesse caso, não é um problema do sistema e sim, uma falha de sinal causada por motivos alheios, e ele foi informado disso.

Além disso, quando o sistema é verdadeiro com o cliente, assim que o sinal for restabelecido, o usuário terá a informação exata e em tempo real da localização do veículo e não dados da última localização antes de perder o sinal, o que atrasa a atualização.

Invista em um sistema de fácil compreensão

O gestor de frotas precisa de agilidade e nada pior do que não contar com ferramentas simples, intuitivas e fáceis de mexer para otimizar suas tarefas. Por isso, faça um teste antes e avalie se a plataforma é de fácil adaptação.

Observe o tempo máximo do histórico oferecido

Às vezes, você precisa de um sistema que ofereça um tempo maior para avaliar o histórico do rastreamento. Isso é muito comum em empresas que fazem gestão de motorista, pois, pode ser preciso avaliar o histórico da performance do condutor e identificar a causa de um problema que ocorreu há muito tempo, por exemplo.

Peça as informações contratuais

Imagina ficar preso a um sistema ineficiente e do qual você não gostou, simplesmente porque tem de cumprir a fidelidade do contrato? Um pesadelo, certo? Por isso, peça todas as informações sobre fidelidade, avalie as taxas de serviço para instalação, desinstalação, o custo para a troca em caso de defeito no rastreador, entre outros.

Olha quantos benefícios o rastreador de veículos pode oferecer para você gerenciar sua equipe de maneira ainda mais estratégica e focada nos resultados da empresa. Porém, para usufruir dessas vantagens, além de investir no sistema, é indicado colocar em prática o que sugerimos aqui. Implemente as ações e veja a logística da sua empresa decolar.

Você pode conferir mais informações relevantes para o seu setor assinando a nossa newsletter. No final dessa página, você se cadastra gratuitamente e recebe novidades diretamente no seu e-mail.