O que é o rastreador de veículos, como ele funciona e como utilizá-lo?
O rastreador de veículos é um dispositivo que permite saber a localização do caminhão em tempo real, além de viabilizar o controle da distância percorrida com precisão.
Em razão das suas funcionalidades, o rastreador de veículos é uma ferramenta indispensável para toda empresa que trabalha com gestão de frotas. E, muito além de exercer a função que primeiro vem à mente, que é localizar um veículo, quando bem utilizado, o dispositivo ajuda a reduzir os custos com a logística e aumentar a segurança dos condutores e do patrimônio da empresa.
Como assim, patrimônio? Entenda que, além de ser possível proteger a carga em casos de roubos e prevenir prejuízos naquele momento, o rastreador também oferece mais segurança à companhia para tomar decisões mais corretas e efetivas em relação ao seu quadro de funcionários, evitando, inclusive, processos trabalhistas. Você sabia disso?
Tem curiosidade de entender melhor sobre o que estamos falando e saber como um bom sistema de rastreamento e monitoramento — inclusive, a diferença entre eles — pode melhorar muito a sua gestão de transportes?
Neste artigo, você vai acessar um conteúdo completo sobre o assunto. Além de entender o que é um rastreador de veículos você vai saber como ele funciona, vai conhecer as diferenças entre rastreamento e monitoramento, os benefícios, além de aprender como usar e como escolher um rastreador de veículos. Ficou curioso? Continue a leitura para saber mais!
O que é o rastreador veicular?
O rastreador veicular é um dispositivo instalado nos veículos para controlar a distância e saber a sua localização em tempo real. No mercado é possível encontrar dois tipos de rastreadores de veículos:
- um deles é focado na proteção contra roubo e furtos de automóveis, muito utilizado pelas seguradoras para localizar os carros de pessoas físicas;
- o outro tipo consiste em um sistema de rastreamento veicular mais completo, que é focado em soluções para empresas que trabalham com gestão de frota.
Então, se você tem um veículo particular, já deve ter uma noção sobre a funcionalidade do rastreador, que é instalado no carro, muitas vezes, por meio da contratação de um seguro de automóvel.
Esse tipo de rastreamento é importante para que, basicamente, o motorista localize seu carro sempre que necessário. Para isso, basta acionar a seguradora.
O outro tipo é um sistema que foca nas necessidades de empresas transportadoras que precisam lidar com a gestão de muitos veículos e têm demandas bem específicas nesse sentido.
Neste conteúdo, nosso foco principal é no segundo tipo de rastreador de veículos. Você vai aprender mais sobre funcionamento e vantagens do rastreador veicular para empresas que trabalham com frotas, a exemplo das transportadoras. O principal objetivo de investir no rastreamento, nesse caso, é impulsionar e otimizar as atividades de um gestor de frotas.
Como destacamos no início deste conteúdo, a função deste dispositivo vai muito além de simplesmente realizar a localização do caminhão. Quando utilizado de forma estratégica o dispositivo ajuda a reduzir os custos com a logística, aumenta a segurança dos condutores e do patrimônio da empresa.
Como o rastreador veicular funciona?
Do ponto de vista de estrutura física, o rastreador é o mesmo dispositivo para veículos de pessoas físicas e jurídicas: um aparelho localizado no carro, de forma estratégica, cujo monitoramento é feito pela internet, utilizando um celular ou computador.
De maneira geral, o sistema de rastreamento é composto por quatro partes:
- o automóvel (e no caso das empresas podem ser mais de um veículo, ou seja, a frota);
- o rastreador, que é o próprio dispositivo que fica instalado no veículo;
- as antenas, que recebem sinal via satélite;
- o sistema propriamente dito, que é a peça principal e que traduz, o “comportamento” e as condições do veículo com informações importantes tais como a rota traçada, a localização em tempo real, entre outros.
Para entender um pouco melhor sobre a estrutura do rastreador, informação relevante para gerir a frota com eficiência, saiba que ele conta duas espécies de antenas, sendo uma antena GPS — aquela que recebe o sinal de localização via satélite e que, por sua vez, se comunica com vários satélites ao mesmo tempo —, e a antena GSM.
Se ler GSM o lembrou operadoras de celular, saiba que é essa referência mesmo que queremos trazer. A sigla para Global System for Mobile Communication, significa Sistema Global para Comunicação Móvel, em português.
Assim, a antena GPS se comunica com a GSM, que é o sinal utilizado pelas operadoras de telefonia móvel, e fornece as informações que precisamos para monitorar o veículo.
Em outras palavras, o rastreador se comunica com a antena GPS, recebe as informações e, a partir disso, essas mesmas informações são enviadas para a internet (pelo GSM, via nuvem) e toda essa base de dados pode ser acessada pelo usuário de onde ele estiver.
Resumidamente, é assim que funciona o sistema que constitui o rastreador de veículos. No entanto, rastrear um automóvel não é sinônimo de monitorá-lo e é aí que entra o papel do gestor. Inclusive, não entender as diferenciações é um dos principais erros na gestão de frotas.
Certamente, essa falha você não quer cometer, pois um monitoramento bem-feito identifica vários gargalos na logística, no processo de transportes e ajuda a entender indicadores fundamentais para melhorar a performance do negócio. Por isso, continue a leitura e entenda as diferenças entre esses processos.
Quais as diferenças entre rastreamento e monitoramento?
Rastrear é ter acesso à localização exata do veículo, ou seja, investigar onde ele está. O rastreamento consiste na atividade de procurar o ponto exato do automóvel geograficamente a partir da utilização de dispositivos sincronizados — e você conferiu acima como se dá essa sincronia de informações.
Já o monitoramento vai muito além, é a gestão a partir dos dados recebidos pelo rastreamento. Essa é uma atividade que permite saber, por exemplo, por onde o veículo passou (rastreio), por quanto tempo permaneceu ali, se houve desvio da rota traçada previamente, por qual motivo houve essa alteração, entre outros aspectos.
Além de saber a localização exata dos veículos da frota, ao realizar o monitoramento, o gestor tem acesso à velocidade na qual o condutor está e a quilometragem percorrida pelo veículo.
Também identifica se os motoristas estão fazendo mais pausas do que é previsto e se estão estendendo ou reduzindo a jornada de trabalho por conta própria, entre outras atividades que evidenciam o bom ou mau comportamento dos profissionais.
Por que investir no rastreamento e monitoramento dos veículos da frota?
São muitas as vantagens percebidas pelas empresas que entendem a relevância desse serviço. A seguir, destacamos algumas das principais.
Reduz os custos com a frota
O gerenciamento financeiro de uma empresa é considerado um dos pontos centrais para uma estratégia de sucesso. Conhecer os gastos do negócio e entender como estabelecer boas práticas visando o uso inteligente dos recursos é uma etapa essencial na manutenção da saúde financeira da transportadora.
Talvez você esteja se perguntando qual é a relação entre o uso de um rastreador de veículos e a gestão financeira da empresa. De fato, pode parecer uma relação sem lógica, no entanto, os dois assuntos são muito próximos.
Ao monitorar sua equipe pelas estradas você passa a entender o comportamento dos motoristas e pode treiná-los para evitar e corrigir problemas. É possível, por exemplo, reduzir o consumo de combustível da frota ao perceber, pelo sistema, que os condutores estão acelerando mais do que o recomendado.
Outra redução significativa e diretamente relacionada a isso está ligada ao controle de multas. Ao perceber que os colaboradores estão ultrapassando veículos de maneira ilegal, furando sinais e desrespeitando placas de sinalização, é possível tomar as medidas necessárias em relação ao mau comportamento.
Todo esse processo envolve uma análise apurada das informações, por isso é necessário estabelecer boas práticas de gerenciamento e aprender como analisar dados e, a partir dessa análise, extrair insights relevantes para a gestão como um todo.
Otimiza o processo e o tempo de transporte
Imagine que um motorista esteja utilizando o veículo da empresa com frequência para resolver questões particulares e, com isso, atrasando todo o fluxo de entrega dos clientes e prejudicando a logística da transportadora.
A única maneira de identificar esse tipo de problema é por meio do rastreador de veículos. Sem um monitoramento eficiente dos condutores é mais difícil detectar esse tipo de desvio de conduta, certo?
A partir da identificação desse tipo de comportamento — e de tudo o que acontece na frota —, o gestor poderá educar os motoristas adequadamente e melhorar o fluxo do serviço de maneira geral.
Muitas vezes, o desvio de rota não é o único problema atrelado ao atraso nas entregas, a ausência de um bom planejamento e falta de dados sobre trânsito e estradas também podem afetar as entregas na sua transportadora. Por isso é indispensável traçar um plano que contemple a análise do negócio de forma ampla.
O rastreador de veículos pode resolver o problema de atrasos pois traz dados sobre rotas e tempo de locomoção dos caminhões, porém, em muitos casos, esse não é o único aspecto a ser analisado.
Aumenta a produtividade da empresa
Quanto mais produtiva for a sua equipe melhores serão os resultados alcançados pelo negócio. Além disso, funcionários produtivos geralmente são funcionários satisfeitos e motivados.
Por isso, o gestor precisa ter em mente que se os motoristas são bem treinados, repreendidos quanto às más condutas e educados a agirem de acordo com as diretrizes da organização, eles tendem a produzir e entregar muito mais, já que desempenharão as atividades de maneira correta e focada nas necessidades da empresa.
Como usar o rastreador veicular?
Como você viu, o rastreador é um ótimo aliado na gestão de frotas. Mas, para aproveitar ao máximo os seus benefícios é preciso saber como utilizá-lo da melhor maneira possível.
Instalação
Na prática, a instalação de um rastreador de veículos é simples e o manual de instalação é enviado pela empresa com a qual você adquiriu o serviço.
No entanto, é recomendado que essa instalação seja feita por um profissional especializado, como um eletricista de confiança ou na sua oficina de preferência. O serviço é rápido, feito em apenas alguns minutos.
Ferramenta de gestão
Esclarecida a instalação e utilização da parte técnica, é importante entender a importância de utilizar a ferramenta para gerir a sua frota estrategicamente. Saiba, inclusive, que o rastreamento de veículos é permitido pela Lei 13.103, conhecida como a Lei do Motorista. Veja um trecho das orientações:
“§ 14. O empregado é responsável pela guarda, preservação e exatidão das informações contidas nas anotações em diário de bordo, papeleta ou ficha de trabalho externo, ou no registrador instantâneo inalterável de velocidade e tempo, ou nos rastreadores ou sistemas e meios eletrônicos, instalados nos veículos, normatizados pelo Contran, até que o veículo seja entregue à empresa.”
Tendo isso em mente, com o auxílio do rastreador e do monitoramento, você pode:
- controlar a jornada de trabalho dos motoristas e ter insumos para evitar causas trabalhistas;
- avaliar e ter controle do consumo de combustível dos veículos;
- investir em ações de conscientização sobre boas práticas e direção defensiva;
- emitir relatórios de produtividade dos motoristas da frota;
- calcular o tempo necessário para transportar mercadorias de um ponto a outro;
- estipular a periodicidade necessária para fazer a manutenção preventiva dos carros;
- planejar rotas de maneira eficiente e visando a otimização de tempo e de recursos;
- identificar obstáculos existentes pelo caminho, como acidentes e pedágios;
- escolher o que é realmente relevante de ser rastreado pela organização;
- ter informações e dados na palma da mão e de maneira instantânea, para elaborar planos de ação e tomar decisões estratégicas junto à alta gerência da empresa.
Quais os benefícios do rastreador?
O rastreador de veículos é um equipamento completo que, se usado de maneira inteligente, pode trazer muitos insights e dados úteis para melhorar as estratégias de gestão de uma transportadora.
Como mencionamos no tópico anterior, ele gera dados sobre o controle e consumo de combustíveis, permite o controle das jornadas de trabalho dos motoristas, emite relatórios de produtividade, calcular o tempo necessário para o transporte auxiliando no planejamento de rotas, entre outros.
Todas as suas funcionalidades fazem com que ele seja uma ferramenta indispensável na gestão de frotas em transportadoras. As empresas que investem nessa solução tem informações em tempo real que qualificam a tomada de decisões e embasam o planejamento do negócio como um todo.
A tecnologia é uma das grandes aliadas em empresas que querem manter a eficiência de suas operações, garantindo o melhor aproveitamento dos recursos financeiros e mantendo seu negócio competitivo frente à concorrência.
Como escolher o melhor rastreador veicular?
Agora você já conseguiu entender porque o impacto do rastreador de veículos é tão grande na gestão de um transportadora.
Mas, ao compreender o quanto é importante investir no rastreador veicular e em um bom monitoramento, você pode estar se perguntando qual é o melhor ou como escolher um sistema de rastreador eficiente.
Abaixo elencamos alguns cuidados que devem ser levados em consideração durante o processo de escolha de um rastreador de veículos para a sua transportadora. Confira!
Veja se a empresa fornece relatórios com as informações que você precisa
Não adianta investir, por exemplo, em um sistema muito sofisticado se ele não fornece relatórios que contenham as informações fundamentais para o seu dia a dia. Se você precisa saber se seu motorista está trafegando com mais pessoas no veículo e o sistema não lhe traz essa informação, já é um ponto negativo.
Por isso, antes de começar a procurar um fornecedor, procure entender quais são as necessidades do seu negócio, que tipo de informação seria útil para o gerenciamento das necessidades da sua transportadora e de que maneira o rastreador de veículos seria útil para a sua gestão.
Avalie se a atualização tem a frequência necessária
De quanto em quanto tempo você precisa que o rastreador atualize e envie as informações para a sua empresa? Existem softwares que atualizam a cada dois minutos, outros, a cada 15 segundos. O que é mais relevante para as suas atividades e que atenderá o que você precisa?
Pode parecer difícil saber a resposta para essa pergunta, principalmente se você nunca usou um rastreador. Neste caso, é recomendado conversar com outros gestores ou com a empresa que está cotando o produto para entender melhor se as características do produto contemplam todas as suas necessidades.
Prefira sistemas que sejam transparentes com o usuário
O sistema deve oferecer informações reais e confiáveis ao cliente. Imagine que o motorista entre em uma área de sombra — região onde há ausência de sinal, como montanhas e barreiras físicas causadas por prédios muito altos — e o rastreador informe apenas a última localização desse veículo.
O ideal é que a plataforma apresente a informação fidedigna daquele momento, que é a ausência de sinal e falta de comunicação temporária. Isso é importante porque passa credibilidade ao cliente, pois ele entende que, nesse caso, não é um problema do sistema e sim, uma falha de sinal causada por motivos alheios, e ele foi informado disso.
Além disso, quando o sistema é verdadeiro com o cliente, assim que o sinal for restabelecido, o usuário terá a informação exata e em tempo real da localização do veículo e não dados da última localização antes de perder o sinal, o que atrasa a atualização.
Invista em um sistema de fácil compreensão
O gestor de frotas precisa de agilidade e nada pior do que não contar com ferramentas simples, intuitivas e fáceis de mexer para otimizar suas tarefas. Por isso, faça um teste antes e avalie se a plataforma é de fácil adaptação.
A empresa que fornece o produto deve estar à disposição para orientar em caso de dúvidas e concordar com a realização de um teste. Se você encontrar dificuldades já na contratação, pode ser que esse fornecedor não se mostre um bom parceiro no dia a dia do seu negócio.
O atendimento é sempre um ponto chave quando contratamos produtos e serviços, principalmente este tipo de solução que pode envolver atualizações e suporte técnico. Dê preferências para fornecedores que prezem por um atendimento mais rápido e dinâmico.
Observe o tempo máximo do histórico oferecido
Às vezes, você precisa de um sistema que ofereça um tempo maior para avaliar o histórico do rastreamento. Isso é muito comum em empresas que fazem gestão de motorista, pois, pode ser preciso avaliar o histórico da performance do condutor e identificar a causa de um problema que ocorreu há muito tempo, por exemplo.
Peça as informações contratuais
Imagina ficar preso a um sistema ineficiente e do qual você não gostou, simplesmente porque tem de cumprir a fidelidade do contrato? Um pesadelo, certo? Por isso, peça todas as informações sobre fidelidade, avalie as taxas de serviço para instalação, desinstalação, o custo para a troca em caso de defeito no rastreador, entre outros.
O contrato deve ser lido e relido com calma, avalie cada cláusula, tire dúvidas e, se for possível, busque o auxílio de uma assessoria jurídica. Você não deve assinar um contrato sem antes ter total clareza com relação aos seus direitos e obrigações.
Você viu que a lista de benefícios trazidos pelo rastreador de veículos é imensa. O equipamento pode oferecer uma infinidade de soluções que vão ajudar no gerenciamento da equipe.
Com o suporte de um rastreador de veículos de qualidade o gestor tem condições de gerenciar sua equipe de maneira ainda mais estratégica e focada nos resultados da empresa.
Porém, para usufruir dessas vantagens, além de investir no sistema, é indicado colocar em prática o que sugerimos aqui. Avalie as necessidades do seu negócio, busque fornecedores comprometidos, implemente as ações e veja a logística da sua transportadora decolar.
Os gestores devem estar atentos às melhores oportunidades, investindo em inovação e boas práticas dentro do seu negócio. A tecnologia é uma das grandes aliadas para quem deseja ter mais eficiência e produtividade, garantindo a relevância competitiva e entregando o melhor atendimento para o cliente final.
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