Como evitar problemas logísticos na gestão de frotas? Entenda aqui

Por falta de planejamento estratégico, muitos gestores acabam tendo alguns problemas logísticos na gestão de frotas. Mas, para ter maior sucesso no aumento da produtividade e na redução de custos, é fundamental ter ações capazes de minimizar e, sobretudo, de evitar esses problemas, melhorando o faturamento da empresa.

Independentemente da gravidade, os erros e problemas na logística que acontecem em qualquer fase da cadeia podem aumentar o custo da operação, mudar todo o tempo de entrega e, com isso, afetar negativamente a satisfação dos consumidores.

Portanto, os gestores de frotas precisam saber quais são os principais riscos em uma operação, além de um plano de contingência para resolver ou evitar cada um deles. Como queremos ajudar nessa tarefa, elencamos os principais problemas logísticos e vamos explicar como você pode evitá-los na sua gestão. Acompanhe e aproveite!

1. Qual a importância da gestão de frotas?

Para os negócios, a gestão de frotas é indispensável. Muito mais do que garantir otimização e organização para a frota de veículos, essa gestão tem a responsabilidade de desenhar e de criar todo o fluxo dos processos. Além disso, é a gestão que avalia a performance dos motoristas e assegura a disponibilidade dos veículos, com a manutenção sempre em dia.

A gestão de frotas de uma empresa é responsável por reduzir os erros operacionais e as despesas, aumentar a produtividade, garantir a alocação adequada dos recursos destinados aos veículos e, claro, aumentar a margem de lucro da corporação.

É fundamental que fique claro que a gestão de frotas não se trata de um processo que pode ser aplicado apenas em grandes negócios do setor da logística. Empresas de todos os setores e de todos os portes podem melhorar cada vez mais sua gestão, reduzindo custos e otimizando a sua rotina de trabalho para alcançar resultados mais acertados.

2. Quais são os problemas comuns na logística da gestão de frotas?

Veja, abaixo, os principais problemas logísticos que devem ser evitados na sua gestão!

2.1. Manutenção deixada de lado

A manutenção não pode ser lembrada somente na hora em que os veículos são levados para a oficina. Qualquer caminhão que ficar parado vai representar um atraso que pode colocar a competitividade do negócio em risco.

Portanto, é preciso ter um plano de manutenção eficaz — e saiba que isso inclui uma lista de checagem para avaliar periodicamente os itens fundamentais para o funcionamento correto dos equipamentos, como motor, freios e pneus. Esse é um hábito que deve fazer parte do dia a dia de todo gestor de frotas que não quer depender da sorte para que os caminhões não quebrem na estrada.

2.2. Complicações e contratempos na rota

Sem dúvida alguma, entre os problemas mais comuns na logística estão os ligados à rota de entrega. Vale lembrar que muitas das complicações que ocorrem nessa etapa de entrega não são culpa da empresa, no entanto, é preciso estar preparado com soluções para contorná-las o mais rápido possível. Entre as principais complicações, destacamos:

• acidentes nas estradas;
• engarrafamentos;
• roubo e problemas com manuseio de cargas;
• pneu furado;
• quebra de alguma peça do veículo de transporte.

Então, mesmo que você não tenha como prever esses acontecimentos na rota, é imprescindível que, ao passar por casos assim, você tenha um time capacitado e preparado para notificar as empresas e os responsáveis pelo suporte, para que seja possível enviar alertas para os motoristas.

2.3. Ausência de planejamento logístico

O planejamento logístico se trata de um conjunto de métodos aplicado para que a cadeia de suprimentos realmente funcione adequadamente e de modo eficiente.

Ou seja, é uma gestão que tem o propósito de garantir a satisfação dos clientes por meio de estoques e de entregas bem planejadas, que funcionam garantindo o equilíbrio entre as demandas e o volume de mercadorias. A ausência desse planejamento é o motivo de inúmeros problemas logísticos nas empresas. Veja abaixo os mais comuns:

• produtos com avarias;
• atrasos nas entregas;
• validade ultrapassada;
• erros nos pedidos.

Quando você atua com um planejamento bem-estruturado, a empresa passa a disponibilizar um atendimento mais eficiente e também reduz custos de transporte com avarias, perdas e contratempos.

2.4. Descuido dos custos

Cada centavo é importante na gestão de frotas. Os custos com insumos, como pneus e combustíveis, são aqueles que mais impactam no momento de colocar os veículos para rodas. Porém, também é necessário considerar a manutenção e a mão de obra. 

Além disso, a defasagem do frete e a demora para receber os valores também são aspectos que pressionam os custos. Portanto, o gestor tem que buscar alternativas para que consiga diversificar a prestação de serviços e, com isso, melhorar os resultados.

2.5. Tecnologia ignorada

Pode até parecer que planilhas e ferramentas atualizadas de forma manual sejam mais seguras e confiáveis. Contudo, elas demandam um grande tempo de trabalho e estão sempre suscetíveis a erros, prejudicando bastante a gestão. Portanto, conhecer as vantagens da implementação da tecnologia é essencial para evitar grande parte dos equívocos que são causados por processos manuais.

Porém, é claro que tão importante quanto usar essas ferramentas é saber usá-las corretamente, aproveitando o máximo das funcionalidades que elas apresentam. O mais indicado é sempre optar por sistemas integrados, e não por equipamentos ou softwares específicos.

2.6. Falta de qualificação da mão de obra

Os veículos e a gestão em dia não resistem a colaboradores sem a devida capacitação para entregar ótimos resultados. Os condutores que não forem treinados corretamente estão propensos a não adotarem as condutas necessárias para preservar o equipamento enquanto trafegam ou a se envolverem em acidentes, por exemplo.

Ao investir em capacitação para os funcionários, você faz com que eles rendam mais e deixem de lado aquelas práticas que prejudicam a segurança e o desempenho no trabalho. Paralelamente aos treinamentos, é importante oferecer benefícios e boas remunerações. Dessa forma, você consegue garantir a permanência dos melhores profissionais na empresa e reduz a rotatividade.

3. Como esses problemas devem ser evitados?

Os processos de investigação e de melhoria de processos desgastados podem ser feitos facilmente na sua gestão para evitar que problemas como os que citamos aconteçam. Gerenciar uma frota para reduzir custos, problemas e aumentar a produtividade do negócio não precisa ser um bicho de sete cabeças.

As mudanças não ocorrem se você não passar a tomar ações para que isso seja feito. Então, separe tempo e recursos para se dedicar à melhoria da sua gestão e para cessar e evitar todos os problemas logísticos. Veja como você pode fazer isso!

3.1. Invista em treinamentos e na equipe

O mais valioso recurso de qualquer empresa são as pessoas. Isso porque, caso você coloque máquinas para funcionarem sozinhas, certamente a empresa não vai se desenvolver. Para que qualquer negócio aconteça e vá para frente é necessário ter pessoas qualificadas e dedicadas.

É importante que fique bem claro que, quando falamos em pessoas qualificadas, não significa que estamos tratando sobre o nível de estudo do colaborador, mas sobre a capacidade de ele fazer suas tarefas diárias da melhor maneira possível.

Para isso, é preciso ensinar, ensinar e ensinar novamente. Logo, é essencial investir em treinamentos que realmente qualifiquem os profissionais a exercerem suas atividades no dia a dia, evitando problemas logísticos que certamente cairão no seu colo.

3.2. Invista em tecnologia para melhorar a gestão e os processos

O braço direito dos colaboradores deve ser a tecnologia por meio de aplicativos, softwares e ferramentas que permitam automatizar todos os processos logísticos, criar protocolos e melhorar bastante os resultados do negócio.

• Há problemas nas entregas? A automatização de informações e a padronização dos processos conseguem solucioná-los;
• há problemas com rotas? É só fazer uso do roteirizador;
• há falta de gestão e de planejamento de frotas? É preciso ter uma visão holística do negócio e gerenciar a frota em tempo real.

Com recursos assim você consegue garantir que os motoristas tenham um desempenho bem melhor e que cumpram a meta de combustível, que entreguem os produtos rapidamente e com menor custo.

Além disso, vale ressaltar que ter processos padronizados e automatizados permitem que, independentemente do colaborador, as ações tomadas em relação a uma tarde sejam as mesmas, o que evita falhas humanas no momento de executá-las.

4. Como fazer uma boa gestão da frota?

Fazer uma gestão de frotas eficiente é muito importante para os negócios que querem ter controle total do seu processo operacional. Obviamente que isso envolve a organização das entradas e das saídas dos veículos, além de custos com combustível e manutenção e demais cuidados necessários.

Pensando nisso, elencamos alguns dos cuidados que você precisa ter para melhorar seus processos de gestão de frotas. Confira:

• identifique os recursos e a estrutura que a empresa tem: é fundamental fazer uma lista com a quantidade de veículos que a empresa tem disponíveis, anotar a quilometragem de cada um deles e outros detalhes relevantes, como a data da última revisão;
• tenha um relatório de todos os gastos mensais: procure ter controle dos custos com manutenção e a média de consumo de combustível, por exemplo. Assim, você consegue identificar quais são os veículos que consomem mais combustível e geram mais custos;
• promova treinamentos com os motoristas: auxiliar os condutores deve fazer parte da gestão de frotas, pois assim eles aprendem a dirigir de forma segura e a economizar combustível nas viagens;
• faça um controle de manutenção preventiva: é necessário organizar a frequência com que os veículos precisam passar por manutenção, pois isso ajuda a evitar problemas futuros;
• controle as rotas e identifique os caminhos mais fáceis: usando um GPS, por exemplo, é possível identificar algumas alternativas mais fáceis e práticas para fazer o percurso. Assim, é possível auxiliar os motoristas.

5. Como usar a tecnologia a seu favor na gestão de frotas?

Cada vez mais a tecnologia está presente na nossa rotina. É muito difícil pensar em alguma área da nossa vida que não tenha a participação de alguma ferramenta, sistema, dispositivo ou apetrecho tecnológico.

É claro que isso não é diferente para quem trabalha com frotas de veículos. O sucesso das empresas tem tudo a ver com essa nova realidade. Por isso, vamos apresentar, agora, como você pode usar a tecnologia a seu favor na gestão de frotas! Confira a seguir!

5.1. Gerenciamento online

Já ouviu falar por aí que tempo é dinheiro, não é mesmo? Portanto, nada pior para uma empresa que perder tempo e dinheiro com rotinas de gestão burocráticas e exaustivas — além de improdutivas e nada eficientes. A palavra de ordem aqui é otimização. Para que você consiga agregar agilidade e praticidade à sua gestão, uma excelente alternativa é o gerenciamento online.

Assim, você consegue gerenciar a sua frota com as ferramentas que possibilitam que você defina parâmetros e indicadores para a sua operação, além de permitir o acompanhamento em tempo real. Quer um exemplo? Bom, você pode determinar regras para o abastecimento dos caminhões e ter uma visão completa e detalhada sobre todos os procedimentos feitos.

Além do mais, com um gerenciamento online, você também passa a monitorar o status da manutenção dos veículos. Dessa forma, é possível verificar e avaliar o momento exato de fazer reparos, comprar peças, efetuar trocas e demais ajustes necessários para o bom funcionamento dos veículos.

5.2. Redução de custos

Muitas pessoas pensam que apostar em tecnologia acaba encarecendo a gestão de frotas. No entanto, essa não é a realidade. Pelo contrário, quando você conta com a tecnologia proporciona por sistemas automatizados, é possível reduzir custos.

Isso acontece, pois, ao ter informações mais sistemáticas e uma completa e detalhada visão do negócio, fica fácil identificar despesas e gastos desnecessários. Dessa forma, você tem a possibilidade de realocar os recursos da empresa onde realmente importa.

5.3. Automatização dos processos

Quanto tempo as pessoas perdem ao trabalhar com planilhas atualizando dados e informações manualmente. A automatização dos processos de gestão de frotas é uma maneira muito mais eficiente de controlar o seu negócio.

Conte com ferramentas que automatizem a gestão e dê adeus para esse gerenciamento devagar e nada eficiente. Você vai ganhar tempo e ainda melhorar significativamente a administração da empresa.

Os motoristas da sua frota precisam fazer várias viagens longas e cruzar diversas praças de pedágio, por exemplo? Caso você siga o meio convencional de pagamentos, obviamente os condutores terão que levar dinheiro. Isso envolve saque dos valores, transporte e muito perigo, afinal, optar por notas impressas costuma ser mais arriscado.

Automatize o processo e desfrute de um sistema de pagamento automático para isso. Assim, os motoristas enfrentam pedágio sem fila. A Move Mais, por exemplo, conta com um tag moderno, que permite a consulta do histórico de transações, verificação do saldo via app, além da possibilidade de escolher entre várias opções de planos.

Bom, agora que você conhece os principais problemas logísticos em uma gestão de frotas e sabe como a tecnologia é capaz de neutralizá-los ou até mesmo eliminá-los de vez, é preciso começar a agir agora. Saiba que contar com um software é apenas o começo, pois você também precisa garantir treinamento adequado à equipe e estimulá-la na busca por excelentes resultados.

Tenha sempre em mente que os problemas logísticos são situações que não só geram atrasos nas entregas, mas que também causam prejuízos financeiros e materiais, prejudicando significativamente o relacionamento da empresa com os clientes. Então, para não sofrer com esses problemas, procure adotar estratégias de prevenção, usar tecnologias de ponta, planejar as suas rotas e também os seus estoques com todo cuidado e atenção.

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